Zorg dat je evenement goed verloopt met deze 4 zaken!
Aan ieder evenement dat georganiseerd wordt, of het nu groot of klein is, gaat vaak enorm veel voorbereiding vooraf. Wanneer je het evenement alleen bezoekt sta je daar vaak helemaal niet zo bij stil. Organiseer je wel af en toe een evenement of ben je van plan om dat binnenkort te gaan doen dan is het wel zo handig als je dit tot in de puntjes voorbereid bent. Maar hoe doe je dat en waar moet je op letten? In dit artikel leggen wij het je uit!
1. Planning
Voordat een evenement echt goed en ontspannen kan verlopen moet je vooraf de planning goed op orde hebben. In de praktijk komt dat neer op: wat gaat er waar en hoe laat gebeuren en wie en wat heb ik daar voor nodig. Wanneer je dit allemaal op een rijtje hebt kun je deze losse onderdelen gaan regelen en op elkaar afstemmen. Als je planning goed in elkaar zit is het namelijk een stuk gemakkelijker werken. Iedereen weet dat waar hij of zij aan toe is zodat iedereen zich op zijn eigen taak of bezigheid kan focussen. Een goede planning maken kun je uiteraard prima zelf. Wordt je evenement groter? Dan kan het verstandig zijn advies in te winnen bij professionals.
2. Veiligheid
Een ander ontzettend belangrijk punt is natuurlijk de veiligheid. Een evenement kan alleen goed verlopen als de veiligheid zoveel mogelijk gegarandeerd is. Zijn er genoeg verantwoordelijke mensen aanwezig die in geval van nood op de juiste wijze kunnen handelen? Zijn er protocollen voor slecht weer (buitenevenementen) of andere calamiteiten? Op die manier bereid je jezelf voor op ongewenste zaken die voor kunnen vallen en bescherm je jouw bezoekers tegen de risico’s hiervan. Voor een veiligheidschecklist voor evenementen kun je bijvoorbeeld hier terecht. Check bijvoorbeeld of er een AED aanwezig is en of je stewards/beveiliging veiligheidshesjes dragen. Met als voorkeur bedrukte veiligheidshesjes waardoor duidelijk wordt voor anderen om wie het gaat.
3. Catering
Een goed evenement kan niet zonder goede catering! Zorg dat je bezoekers daarom altijd in staat zijn om ergens een hapje of een drankje te kunnen krijgen. Zo voorkom je lege magen en zorg je ervoor dat je gasten en bezoekers niet halverwege het evenement afhaken!
4. Activiteiten
Tot slot kun je een evenement nog beter laten verlopen door voor voldoende randactiviteiten te zorgen. Zo weet je zeker dat niemand zich op je evenement hoeft te vervelen en voorkom je dat mensen het momentum verliezen. Daarnaast zal je evenement sneller bekend komen te staan als leuk en interessant, precies wat je wilt natuurlijk!
Zoals je ziet is het organiseren van een goed evenement best wel te doen. Belangrijk is alleen dat jij altijd de controle houdt. Plan daarom goed en bereid je altijd voor op verschillende scenario’s.
