Vergaderen is een must bij de meeste ondernemingen. Er moeten namelijk gezamenlijk doelen, strategieën en problemen geformuleerd, opgelost en vastgelegd worden. Vergaderingen zijn vaak saai en langdradig. Daarnaast worden ze vaak in stoffige vergaderzalen gehouden. Hierdoor zijn medewerkers vaak snel met hun gedachten totaal ergens anders. Om een vergadering wat meer leven en energie in te blazen, zetten wij vier eenvoudige tips voor je op een rijtje.
1. Start met een positieve feedback ronde
Studies bewijzen dat de toon van een vergadering in de eerste minuten gezet wordt. Besprekingen beginnen gewoonlijk met een open ronde waarbij iedere deelnemer de aanwezigen informeert over zijn of haar actuele vorderingen en projecten. De twijfels en problemen die hier naar voren worden gebracht staan garant voor een slecht humeur.
Daarom is het raadzamer om iedere vergadering met een vragenronde te beginnen waarbij van iedere deelnemer een positieve reactie gevraagd wordt. Een voorbeeld zou kunnen zijn hoe trots je bent op een behaald doel sinds de laatste bijeenkomst. Op deze manier ontstaat er al een positieve stemming voordat de eigenlijke doelen besproken worden.
2. Met de flip-over de buitenlucht in
Die stoffige vergaderzaal hoeft niet beslist! Deze zalen hebben standaard stoelen op gepaste afstand van elkaar. Niet erg bevorderlijk voor de teambuilding. Als er geen beamer nodig is ga dan, als het weer het toelaat, lekker naar buiten! Bijvoorbeeld naar een park of onder de dichtstbijzijnde boom. Voordeel? Frisse lucht en lichaamsbeweging zorgen voor een betere focus op de agenda dan minutenlang naar een blaadje of presentatie turen.
3. Begin met een spelletje
Van kinds af aan zijn we gewend de wereld om ons heen spelenderwijs te ontdekken. Waarom dan ook niet in een vergadering? Door de toevoeging van mini games voor, tijdens of na een meeting, creëer je een onderlinge band en voelt iedereen zich een stukje enthousiaster. Deel bijvoorbeeld een klein presentje uit aan deelnemers die met de beste creatieve oplossing voor het liggende probleem zijn gekomen.
4. Een goede vergaderlocatie
Om de vergadering meer leven in te blazen is het raadzaam om te kiezen voor een goede vergaderlocatie. Kies bijvoorbeeld voor een creatieve vergaderruimte voor een innoverende brainstormsessie of een rustige en stijlvolle ruimte voor meetings waar focus belangrijk is. Het is belangrijk dat deelnemers in een vergaderlocatie zich goed kunnen concentreren en gestimuleerd worden om actief bij te dragen aan de vergadering. Bovendien is het slim om regelmatig af te wisselen van vergaderlocatie, om zo een verse inspirerende omgeving te bieden.
Meer weten over marketing? Bekijk ook onze andere artikelen!
