Staat er een groot evenement op de planning en wil je daar als bedrijf echt goed mee uitpakken? Dan is een goede voorbereiding echt het halve werk. Door het event op originele, pakkende wijze aan te kondigen, maak je een vliegende start. Wij geven je een aantal tips!
1. Nodig op verschillende manieren uit
Het hangt er natuurlijk een beetje vanaf wat voor evenement je precies gaat organiseren, maar over het algemeen kun je mensen op meerdere manieren uitnodigen. Klanten of relaties kun je bijvoorbeeld benaderen via een e-mailmarketingcampagne, maar je kunt bijvoorbeeld ook inzetten op bannering en offline advertenties.
Dit is ideaal als je jouw doelgroep aan wilt spreken en nog geen rechtstreekse contactgegevens hebt. Let er dan wel op dat je op websites adverteert waarvan je weet dat je doelgroep er komt. Ook je offline advertenties dien je zo goed mogelijk af te stemmen op je doelgroep, zodat je een zo effectief mogelijke campagne neerzet.
2. Maak het inschrijfformulier niet te moeilijk
Het is natuurlijk logisch dat jij het liefst zo veel mogelijk te weten komt van je potentiële bezoekers. Maar hoe langer en moeilijker je het inschrijfformulier maakt, hoe meer mensen zullen afhaken tijdens hun inschrijving. Dit zal je merken in je conversieresultaten en uiteindelijk ook in de opkomst – en dat wil je natuurlijk niet hebben.
3. Stuur een bevestiging via mail
Dit klinkt misschien vanzelfsprekend, maar wordt door sommige organisatoren toch vergeten. Als iemand zich aangemeld heeft via het inschrijfformulier, is het belangrijk dat hij of zij een bevestiging van de inschrijving via mail ontvangt. Hierin:
- Bedank je de persoon voor de inschrijving
- Geef je de persoon informatie over de datum/tijd/locatie van het evenement
- Vermeld je eventueel leuke extra’s die de persoon extra prikkelen om je event te bezoeken
4. Stuur een herinneringsmail
Mail alle ingeschreven personen ongeveer een week van te voren nog eens. Vermeld hierin nogmaals de gegevens die in de bevestigingsmail stonden, maar voeg daarbij ook nog duidelijke routeomschrijvingen toe.
Tip: maak een routebeschrijving voor mensen die met de auto komen en mensen die met het openbaar vervoer gaan. Houd er in beide gevallen rekening mee dat men uit verschillende hoeken van het land komt, dus spits je routebeschrijvingen hier ook op toe.
5. Maak het mogelijk om het evenement te delen
Het kan natuurlijk zo zijn dat een van de genodigden een collega, vriend of kennis mee wil nemen naar jouw evenement. Of iemand ziet jouw advertentie en denkt “dat is echt iets voor …!”. Het is daarom belangrijk dat je het makkelijk maakt om het evenement te delen, via e-mail en social media.
Dit artikel werd je aangeboden door PixioDigital, maker van de PixioCard. Met een videoboodschap in een luxe kaart nodig je klanten en relaties op unieke wijze uit voor evenementen, beurzen en recepties.
