Een seminar, een gala of een lancering. Bedrijfsevenementen kunnen op verschillende manieren georganiseerd worden. De succesfactor is duidelijk: de basis van het bedrijfsevenement moet kloppen. In dit artikel geven wij je 6 handige tips, zodat jouw evenement onvergetelijk wordt.
1. Houd rekening met de doelgroep
Eén ding is duidelijk: de doelgroep moet zich kunnen identificeren met het bedrijfsevenement. Een arts heeft eenmaal een andere manier van denken en communiceren dan een docent. Het is daarom essentieel om tijdens het organiseren rekening te houden met de doelgroep van het evenement. Denk naast het verzorgen van de juiste communicatie en invulling, ook aan de beperkingen van de doelgroep. Hoe krijg je bijvoorbeeld een groep met onregelmatig werkende journalisten bij elkaar?
2. Kies een aantrekkelijk thema
Eén van de belangrijkste stappen van het organiseren van een bedrijfsevenement bestaat uit het kiezen van een thema. Voordat je verder gaat, is het belangrijk om het concept vast te stellen. Wat wil je dat de deelnemers onthouden? Het concept komt uiteindelijk terug in de communicatiemiddelen, de relatiegeschenken en ook de activiteiten en sprekers van het event. Koppel deze twee elementen daarom zorgvuldig.
3. De juiste locatie
Het kiezen van een goede locatie is een must. Ga bij het vaststellen van een locatie na of zowel de sfeer als de ruimte passen bij het bedrijfsevenement. Is er een podium aanwezig en is er genoeg ruimte? Ook de bereikbaarheid is erg belangrijk.
4. Nodig de deelnemers op tijd uit
Nodig je de potentiële deelnemers te vroeg uit? Dan bestaat er de kans dat ze de uitnodiging vergeten. De uitnodiging te laat opsturen brengt de kans met zich mee dat de deelnemers niet meer beschikbaar zijn. E-mail daarom ruim van tevoren een ‘save the date’ bericht en verstuur de uitnodiging twee maanden voor het evenement.
5. Zorg voor een waterdicht draaiboek
Een draaiboek bevat alle belangrijke informatie die met het evenement te maken heeft: de globale tijdsplanning, de deelnemers, de taakverdeling én een to-do lijst. Zorg ervoor dat het draaiboek haalbaar en duidelijk is, zodat iedereen die meewerkt aan het organiseren van het evenement het draaiboek kan aanhouden en naleven.
6. Wees voorbereid
Ook wanneer het bedrijfsevenement tot in de punten gepland is kan er iets mis gaan. Wees daarom voorbereid op onverwachte situaties en zorg voor snelle oplossingen. Wat moeten we doen als de spreker niet op tijd is, als de muziek het niet doet of als er extra parkeerplaatsen nodig zijn? Niet vergeten: neem het noodplan mee in het draaiboek!
Extra tip: denk naast de bovenstaande onderdelen ook na over het uitnodigen van de juiste sprekers, het regelen van een cateraar en het evalueren van het evenement. Veel succes!
