Het organiseren van een promotioneel evenement is een effectieve manier om je bedrijf op de kaart te zetten. Je kan er zowel je merk als je producten en diensten mee promoten. Promotionele events zijn ideaal voor het lanceren van nieuwe producten of een samenwerking met andere bedrijven. Verder zijn het perfecte gelegenheden voor persoonlijk contact met je klanten. Ontdek in deze gids hoe je van jouw promotionele evenement een groot succes maakt.
1. Stel je doel vast
Het is belangrijk om te werken vanuit een doelstelling voor je evenement. Wat is de aanleiding en wat wil je bereiken? Wil je bijvoorbeeld de aandacht trekken met een productinnovatie of een bijzondere mijlpaal? Gaat het jouw bedrijf om het neerzetten van een bepaald imago? Wens je een grotere bekendheid bij een specifieke doelgroep? Door het vaststellen van je doel kan je op een gerichte wijze je evenement organiseren en dit zal leiden tot de beste resultaten.
2. Formuleer een kernboodschap en maak een plan
Met het formuleren van een kernboodschap voor je doelgroep zorg je dat je helder kan communiceren. Een duidelijk verhaal zal goed onthouden worden. Je wilt in feite dat alle bezoekers van jouw evenement zich na afloop deze kernboodschap herinneren. Is er bijvoorbeeld een bepaald thema dat je centraal wilt stellen? Wil je jouw bedrijf op een bepaalde manier positioneren? Heeft jouw nieuwe product of dienst unieke kenmerken? Neem dit soort zaken mee in je kernboodschap en maak een plan om hierover te communiceren. Bedenk welke communicatiemiddelen je op welk moment wilt inzetten. Voorafgaand aan je evenement kan je je doelgroep nieuwsgierig maken en uitnodigen via een mailing of berichten op social media. Tijdens het evenement kan je productdemonstraties of workshops geven. In je communicatieplan stel je de ideale mix en planning vast.
3. Zorg voor een goede locatie en een haalbare planning
Bij het organiseren van een promotioneel evenement komt veel kijken. Een van de belangrijkste zaken die je zo gauw mogelijk dient te regelen is een goede locatie. Hou hierbij rekening met het aantal bezoekers dat je verwacht. Afhankelijk van je evenement, dien je veel zaken in te kopen of te reserveren. Denk bijvoorbeeld aan afspraken met artiesten, een bloemist, een cateraar, een fotograaf, vervoerbedrijven en dergelijke. Daarnaast zul je allerlei promotiemateriaal, zoals flyers en give-aways, op tijd dienen te bestellen. Stel dus van te voren een realistische planning op. Werk met haalbare deadlines, zodat je voldoende tijd hebt om alles te organiseren en eventueel bij te sturen.
4. Werk met sponsors
Samenwerken met andere bedrijven en deze jouw evenement laten sponsoren, is erg interessant. Op deze manier bereik je een groter publiek. Sponsors die dezelfde doelgroep hebben als jij, kunnen je veel nieuwe klanten opleveren. Je kan hiermee bovendien een groter budget vergaren om het evenement te organiseren.
5. Plaats interessante berichten op social media
Berichtgeving rondom je evenement op social media is een must. De teksten, foto’s en video’s die je op internet plaatst, kunnen potentiële klanten warm maken voor jouw bedrijf en producten. De berichten kunnen zelfs weken en jaren nadat je evenement is geweest nog gelezen worden. Maak hierbij slim gebruik van hashtags en onderwerpen die je doelgroep aanspreken. Interessante berichten zullen mensen graag delen met hun vrienden. Benader ook de pers en bloggers. Zoek ook hier samenwerking, want berichtgeving en ‘shares’ via de kanalen van anderen kan je een groot publiek bereiken.
6. Steek tijd in de follow-up van potentiële klanten
Uiteraard wil je dat jouw bedrijf profiteert van het organiseren van een promotioneel evenement. Dit kan onder meer bestaan uit aandacht in diverse media, klantenbinding en een grotere naamsbekendheid. Als je doel ook bestaat uit het vergroten van je klantenkring, is het belangrijk om contactgegevens van potentiële klanten tijdens je evenement te verzamelen. Vraag om visitekaartjes of laat geïnteresseerden meedoen aan een prijsvraag waarbij ze hun e-mailadres en/of telefoonnummer moeten geven. Na afloop van het evenement kan je deze belangstellenden aanschrijven of bellen met een interessante aanbieding. Wat ook goed werkt is je bezoekers te waarderen met een leuke weggever die bedrukt is met jouw bedrijfsnaam, zoals een zonnebril of een stressbal. Hiermee zorg je voor een blijvende herinnering aan jouw bedrijf en evenement. Als je doelgroep dankzij jouw evenement weet waar jouw bedrijf voor staat, hebben jouw inspanningen het gewenste effect.
We hopen dat je met bovenstaande tips een spetterend succes zult maken van je eerstvolgende evenement!
