Ga je voor je bedrijf een event organiseren? Denk dan niet alleen aan de dag zelf, maar ook aan de online impact die dit kan genereren. Met de juiste voorbereidingen en een beperkt budget kan een evenement zorgen voor online interactie met jouw doelgroep. Wil je weten hoe? Lees dan onze tips in dit artikel!
Een goede voorbereiding is het halve werk
De organisatie van een succesvol evenement vereist een goede voorbereiding. De locatie en ontvangst dienen tiptop te zijn, het thema moet interessant zijn en uiteraard moet de opkomst gewaarborgd worden. Zeker als een event als doel heeft nieuwe klanten te genereren, is het essentieel dat er voldoende promotie gedaan wordt bij de juiste doelgroep. Ook na het event wil je dan in contact blijven met de bezoekers.
Email adressen verzamelen
Het lijkt een open deur, maar er worden nog steeds veel evenementen georganiseerd waar geen registratie van emailadressen van de bezoekers plaats vindt. Als het inschrijvingsproces online is, dan zijn de emailadressen bekend (vergeet niet toestemming te vragen voor het sturen van informatie) . Voor events waar vooraf geen emailadressen verkregen zijn, werkt het goed om emailadressen te vragen voor het toesturen van presentaties of videos over het event, of voor aanvullende informatie. Een goede emaildatabase is goud waard, dus besteed voldoende aandacht aan registratie en segmentatie van je bezoekers.
Social media
In de aanloop van het event, kan je potentiële bezoekers vast triggeren met teasers en informatie over het event. Ga in op het thema, meld interessante sprekers en vraag je volgers om het event te delen met hun netwerk. Op het event zelf kan je bezoekers vragen om te tweeten (zorg voor een event hashtag!) en via social sharing buttons op het digitale promotiemateriaal maak je het eenvoudig om het evenement te delen.
Promotioneel print materiaal
Bij veel evenementen worden traditioneel posters, flyers, folders of ander drukwerk ingezet. Ook producten als kartonnen bekers en rollup banners zijn erg geschikt voor events. Via online drukwerk partijen is het eenvoudig om mooie templates te kiezen voor een professionele uitstraling. Daarbij is het handig om een QR code op te nemen om een link te creëren naar online. Denk aan een speciale actie, kortingen of aanvullende informatie over het event. Het belangrijkste is dat er een incentive is om de QR code te scannen zodat bezoekers online betrokken kunnen worden.
Follow-up
Na het event kan je de bezoekers bedanken via de verkregen emailadressen. Via social media kunnen foto´s en video´s van het event gedeeld worden. Overweeg daarbij ook boosting in te zetten zodat een bredere potentiële doelgroep ook geïnspireerd kan worden.
Als er specifieke landingspagina´s aangemaakt zijn voor het event, kan je hier remarketing banners voor activeren met een passende boodschap. Start ruim op tijd met de creatie van remarketinglijsten, zodat je doelgroep groot genoeg is!
Last but not least: zorg dat je de online resultaten ook goed meet. Dit geeft inzicht in de online impact en maakt het mogelijk om toekomstige eventen te vergelijken of de impact te vergroten met de verkregen inzichten. Zo kan je bijhouden hoe vaak QR codes gescand zijn, wat de interactie was op de event landingspagina en hoeveel emailadressen geregistreerd zijn.
