Door al het jargon dat online gebruikt wordt, kan het voltooien van een aanbesteding heel ingewikkeld lijken. Maar door te weten wat de juiste aanpak is en welke hulpmiddelen daadwerkelijk nuttig zijn, kun je er zelf een succeservaring van maken. In dit artikel bespreken we hoe je een aanbesteding goed aanpakt, en hoe je voor jezelf een nuttig stappenplan kunt opstellen!
Voorbereiding is alles
Het is misschien een cliché gezegde, maar er zit een kern van waarheid in: een goede voorbereiding is het halve werk. Begin dus met het verzamelen van alle belangrijke documenten die je verwacht nodig te hebben. Zorg daarnaast dat je een duidelijk beeld hebt van wat er van je verwacht wordt. Dit doe je door de aanbestedingsdocumenten aandachtig te lezen en de belangrijkste punten te noteren. Zo weet je zeker dat je later niet voor onaangename verrassingen komt te staan!
Bij de voorbereiding hoort ook het samenstellen van een sterk team. Kies mensen die ervaring hebben met aanbestedingen en die daarnaast ook goed kunnen samenwerken. Verdeel de taken, zodat iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt.
Wees niet bang om technologie te gebruiken
Er zijn tegenwoordig online veel verschillende hulpmiddelen te vinden die inschrijvers kunnen helpen bij het hele aanbestedingsproces. Apps zoals bijvoorbeeld tender.app zijn enorm handig om het overzicht goed te kunnen behouden. Dat komt door de verschillende functies: een herinneringssysteem voor deadlines, versimpeld documentbeheer en zelfs een eigen communicatieplatform. Zo blijft heel jouw team op de hoogte van de laatste ontwikkelingen. Daarnaast kunnen dit soort apps je helpen bij het vinden van relevante aanbestedingen. Je kunt zoekfilters instellen, zodat je alleen de aanbestedingen te zien krijgt die jouw team kan uitvoeren. Dat is lekker efficiënt!
Zorg voor een foutloze tekst
Door een overtuigende inschrijving in elkaar te zetten, laat je precies zien wat de waarden van jouw bedrijf zijn. Begin met het duidelijk omschrijven van jouw aanbod. Zorg dat je alle eisen en verdere wensen van de opdrachtgever duidelijk in je stuk verwerkt. Vermijd vakjargon waar mogelijk, en zorg dat de tekst vloeiend loopt. Dit maakt je inschrijving een stuk overtuigender. Vergeet daarnaast niet om referenties en eerdere successen te vermelden! Steeds meer mensen zien deze stap over het hoofd, terwijl het juist zo belangrijk is om te laten zien dat je ervaring hebt en betrouwbaar bent. Als laatste bevat goede inschrijving ook een sterke samenvatting. Hierin vat je kort en krachtig samen waarom jij de beste keuze voor de aanbesteding bent. Dit is vaak het eerste wat de opdrachtgever leest, dus zorg dat je met dit kleine stukje tekst meteen de aandacht pakt.
Blijf betrokken, ook na de inschrijving
Na het indienen van je inschrijving is het wel zo professioneel om contact met de opdrachtgever te houden. Wees dus beschikbaar voor eventuele vragen of aanvullingen: dat toont jouw inzet en betrokkenheid! Het kan ook helpen om na afloop van de aanbesteding feedback aan de opdrachtgever te vragen. Er is altijd iets om van te leren!
