Is binnenkort de opening van je nieuwe bedrijfspand? Dat wil je vast vieren met een groot feest. Bij de organisatie van dat feest komt heel wat kijken. Daarom helpen we je hieronder met wat tips en tricks om een leuke opening te organiseren!
Maak een plan
Start met een grote brainstorm. Collega’s, klanten of vrienden hebben misschien originele ideeën voor de opening. Schrijf alles op wat er uit komt. Bij het kiezen van het plan moet je rekening houden met de doelgroep. Wat voor publiek komt er naar het event? Als er zakelijke partners komen, kies je natuurlijk een ander thema dan als er kinderen komen. Bedenk ook wat je wilt uitstralen, en dus wat voor visitekaartje je wilt afgeven aan klanten. Als het plan van aanpak klaar is, maak je een begroting en een draaiboek, zodat je overzicht houdt op de gemaakte afspraken.
Ambassadeurs
Er moeten een aantal keuzes gemaakt worden over de opening. Wie gaat de opening verrichten? Je kan hier bijvoorbeeld een ambassadeur gebruiken. Gaat iemand van het bedrijf dat doen of vraag je een burgemeester, wethouder of BN’er voor het event? Let op dat je deze mensen wel maanden van tevoren vraagt, omdat ze vaak een drukke agenda hebben. Zorg ook voor een cadeautje voor degene die het pand opent, als bedankje vanuit het bedrijf. Houd rekening met de nasleep ervan. Ze worden toch een klein beetje het gezicht van het bedrijf. Zo heeft H&M het ook gedaan in Rotterdam:
Knaller
Het is het leukste om een knaller als opening te doen. Zorg voor een knaller van een opening door ballonnen te laten knallen, confetti af te vuren of muziek aan te zetten. Je kunt veel special effects gebruiken. Denk aan vuurwerk, het gebruik van CO2, foam, lasers of bubbels. Als je het iets rustiger aan wil doen kan je een fles champagne kapot slaan tegen een pand of schip, een grote sleutel omdraaien, een vlag hijsen of een doek laten vallen. Een rode knop of een schaar met lint worden ook vaak gebruikt om het startsein van de opening te geven. Probeer vooral de zintuigen van het publiek aan te spreken.
Andere originele manieren om ene pand te openen zijn: een dansgroep of artiest inhuren, of iemand laten skydiven richting lintje. Doe eens gek!
Zorg voor enthousiast personeel
Niet alleen de winkel zelf moet een feestelijke uitstraling hebben, ook het personeel moet die vrolijke houding delen. Verwacht je extra drukte vanwege de opening? Zorg dan dat het personeel goed ingewerkt is en dat ze weten wat zij van de dag kunnen verwachten. Het belangrijkste is dat ze alle gasten op een vriendelijke, enthousiaste manier verwelkomen. Deze dag bepaalt de eerste indruk die mensen van jouw winkel hebben, en het personeel draagt daar voor een groot deel aan bij. Kijk maar eens hoe Apple dat aanpakt in China:
Klein festival
Een feest is een feest wanneer iedereen weet dat er gefeest kan worden. Dit kan bijvoorbeeld gedaan worden door het gebruik van partytenten bij de opening. Zorg dat mensen kunnen blijven hangen als de opening gedaan is. Zo nodig je klanten uit om te blijven hangen en een relatie op te bouwen in de plaats van dat ze gelijk weg gaan na de opening zonder dat je nieuwe winkel of bedrijfspand gelijk onder de viezigheid en rommel zit. Een goede cateraar is ook belangrijk. Je wilt je gasten toch wel een onvergetelijke ervaring geven! Vergeet niet op tijd alle vergunningen aan te vragen en regel op tijd de mensen die je nodig hebt voor de opening. Denk ook aan de veiligheid en de aanwezigheid van EHBO’ers.
Bron: Visser Verhuur
De finishing touch
Als het plan van aanpak klaar ligt, moeten er nog wat dingen geregeld worden. De uitnodigingen moeten verstuurd worden, en het leukste is natuurlijk als ze hetzelfde thema hebben als de opening. Je kunt ook een website ontwerpen, waar mensen meer informatie over de opening kunnen vinden en zich kunnen aanmelden. Als je hier allemaal aan hebt gedacht, gaat het vast en zeker een spetterende opening worden, waar mensen nog lang over na zullen praten!
Dit artikel werd je aangeboden door Visser Verhuur, Online verhuurder van Partytenten, tribunes en accessoires voor feesten, evenementen, bedrijfsopeningen en beurzen.
