Een zakelijk evenement organiseren is meer dan een Bekende Nederlander contracteren. Je houdt het hoofd koel met dit simpele stappenplan.
1. Begin bij het begin
De eerste stap op weg naar een succesvol zakelijk evenement, is beginnen bij het begin. Waarom vindt dit evenement plaats? Een teambuildingactiviteit zit heel anders in elkaar dan een netwerkbijeenkomst. De meest voorkomende doelen van een zakelijk evenement zijn kennis uitwisselen, geld verdienen (zaken doen) en motiveren. Houdt dit doel dus voor ogen als je gaat bepalen wie er op de gastenlijst komen en wat de activiteiten zullen zijn.
2. Bepaal de doelgroep
Wanneer je helder hebt geformuleerd waarom het zakelijk evenement georganiseerd wordt, kunt je de doelgroep gaan bepalen. Er zijn diverse mogelijkheden: personeelsleden, leveranciers, klanten, of een combinatie daarvan. Bedenk dat de doelgroep alleen op je evenement komt als het evenement bij hen aansluit. De activiteiten tijdens het evenement moeten dus passen bij de gasten.
3. Budgettering
Het organiseren, uitbesteden en de gasten zelf zorgen samen voor de kosten van het evenement. Al deze kosten kun je, nadat je je hebt georiënteerd op mogelijke locaties en cateraars, het beste van tevoren op een rijtje zetten. Houdt daarbij nog rekening met zo’n 10% van het totale budget aan onvoorziene uitgaven.
4. Datum en tijd
Om te voorkomen dat veel mensen afzeggen, kijk je naar de doelgroep. Maandag is een goede dag voor bedrijven in de detailhandel, maar niet voor bedrijven in andere branches. Op woensdag zijn er veel werknemers vrij om op hun kinderen te passen. Maar ook incidentele gebeurtenissen kunnen roet in het eten gooien. Een zakelijk evenement tijdens een wedstrijd van het WK voetbal plannen, dat is niet zo handig. Schroom dus niet om de kalender erbij te pakken.
5. Bepaal de locatie
Ligging, bereikbaarheid en parkeergelegenheid zijn essentieel. Bezoek enkele veelbelovende locaties en laat daarin ook je hart spreken. Is de locatie sfeervol en gezellig? Dat is belangrijk!
6. Bepaal het programma
Er is veel mogelijk wat betreft het programma, maar het moet wel afgestemd zijn met de doelstelling. Voor kennisoverdracht is bijvoorbeeld een inspirerende spreker een idee. Maar denk ook eens aan interactieve momenten tussen de gasten, zoals een quiz. Zorg voor voldoende pauzes in het programma, zodat iedereen de tijd heeft om zijn hoofd even leeg te maken en te netwerken met anderen.
7. Kies de catering
Wat eten en drinken brengt de sfeer er pas echt goed in. Je kunt kiezen voor catering van de locatie zelf, maar meestal kun je dit ook extern regelen. Denk ook na over hoe je dit alles gaat verdelen. Wil je alles op schaaltjes, of komen er obers langs? Het budget bepaalt meestal hoe uitgebreid en exclusief je kunt uitpakken met eten en drinken.
8. Entertainment
Hoe ga je het evenement aankleden? Is er entertainment nodig, een cd-speler, een gastvrouw, een artiest? Pak voor inspiratie je oorspronkelijke doelstelling erbij en vergeet niet de plannen af te stemmen met de locatie. De mate van entertainment is vaak ook een budgettaire kwestie.
9. Maak een uitnodiging
De kers op de taart is de uitnodiging! Belangrijk is om de genodigde duidelijk te maken waarom hij of zij de activiteiten niet mag missen. Je moet je dus goed inleven in de doelgroep. Een laagdrempelige aanmelding of een aantrekkelijke show kan het verschil betekenen tussen het afslaan van de uitnodiging en het accepteren ervan.
Voor meer informatie over het maken van de uitnodiging verwijzen we je graag door naar een ander artikeltje op Events en Marketing, met daarin 5 tips voor het aankondigen van een evenement.
10. Maak een draaiboek
Je hebt nu alles geregeld en uitgedacht voor een spetterend zakelijk evenement. Maar het is slim om ook een draaiboek te maken, waarin overzichtelijk wordt weergegeven wie wat doet en wanneer. Ook kom je zo eerder knelpunten tegen in de tijd.
