Wanneer je een zakelijke borrel gaat organiseren is het belangrijk om aan een aantal dingen te denken. Zo moet jij je ten eerste bedenken dat het zakelijke aspect bovenaan staat en de borrel dus ook formeel ingevuld moet worden. Wil je weten aan welke dingen je moet denken? Je leest er meer over in het artikel!
Datum en tijd
Als je een zakelijke borrel organiseert betekent het dat er veel zakenrelaties en vaak ‘drukke’ gasten komen. De datum en het tijdstip van de borrel zijn dus erg belangrijk! De datum moet ver van tevoren bekend zijn, zodat de gasten dit kunnen inplannen in hun drukke agenda’s. Ook het tijdstip moet voor velen haalbaar zijn. Doe je dit doordeweeks? Begin dan niet te laat maar eindig ook niet te vroeg voor eventuele gasten die te maken hebben met file.
Locatie
Ten tweede is de locatie een zeer belangrijke factor. Deze moet gemakkelijk te bereiken zijn en genoeg parkeergelegenheid bieden, aangezien je ervan uit kan gaan dat het grootste deel van de gasten met een auto zal komen. De locatie moet zowel van buiten als van binnen een formele uitstraling hebben en een goed verzorgde indruk geven. De locatie is heel bepalend voor de sfeer en kan het zakelijke aspect versterken.
Eten en drinken
Wat serveer je tijdens een zakelijke borrel? Dit hangt heel erg af van het budget, het aantal gasten en de mogelijkheden op de desbetreffende locatie. Een open bar is sowieso belangrijk omdat jij je gasten uitnodigt en hen dus ook diverse dranken en versnaperingen moet kunnen aanbieden. Kies voor een goede whisky, diverse soorten wijn, champagne, bier (op fles en tap) en ‘fris’ zoals water en cola.
Gelegenheid
De gelegenheid van de borrel bepaalt voor een deel het budget, de locatie, dresscode, entertainment en dergelijke. Geef je bijvoorbeeld een bedrijfsevenement rond de feestdagen, dan mag hier een groot budget voor worden weggelegd en gevraagd worden om een bepaalde dresscode. Andere gelegenheden kunnen bijvoorbeeld zijn: een jubileum, samenwerking vieren, nieuwe product lancering en dergelijke.
Uitnodigingen
De uitnodigingen moeten tijdig verstuurd worden. Denk goed na wanneer je de uitnodigingen verstuurt want te vroeg kan er helaas ook voor zorgen dat mensen het vergeten. Het te laat versturen van uitnodigingen kan zorgen voor een lage opkomst. Zorg ervoor dat de uitnodigingen een mooie lay-out hebben en belangrijke informatie bevat. Zo moet er op de uitnodiging vermeld staan waar de locatie zich bevindt, binnen welk tijdvak de borrel plaatsvindt, wat er wordt verwacht qua kledij, of er iemand meegenomen mag worden et cetera. Je kunt ook vragen om een response van je gasten met hierbij de vraag of zij wel/niet komen. Dan weet je direct wat je kunt verwachten en welke maatregelen er getroffen moeten worden op de locatie, in verband met de catering en dergelijke.
Dresscode
Afhankelijk van de gelegenheid kan er om een dresscode worden gevraagd. Een zakelijke borrel vraagt uiteraard om een professionele en verzorgde uitstraling. Rond de feestdagen is gala een veel gevraagde dresscode, maar vaak zie je men in nette pakken en een cocktailjurk bijvoorbeeld. Vermeld de dresscode duidelijk en zorg voor een deurbeleid als het een zeer formele borrel betreft. Uiteraard hoort er bij een zeer hoogstaande gelegenheid, naast een dresscode ook de zakelijke etiquette.
Het is belangrijk de juiste gasten, tijdig uit te nodigen. Daarnaast moet de locatie passen bij de sfeer, dient alles tot in de puntjes verzorgd te zijn en is het belangrijk dat jij je als gastheer of gastvrouw van je beste kant laat zien.
