Ga jij een evenement organiseren? Let dan goed op dat de volgende zaken jou niet overkomen. Tijdens het organiseren van een evenement kan er veel mis gaan. Maak je bijvoorbeeld een hele mooie poster om het evenement te promoten, vergeet je de locatie er op te zetten. Ook voor bezoekers is het niet altijd een pretje. Ben je uitgenodigd voor een leuk evenement waar je al de hele week naar uitkijkt, kom je aan, blijk je plotseling niet op de gastenlijst te staan. ‘Foutje’, krijg je dan te horen, ‘maar we zitten nu helaas vol’. Hieronder volgen drie voorbeelden van blunders tijdens evenementen.
1. Verwarring over de datum
Jij bent er helemaal klaar voor. De partytenten staan opgesteld en de dj draait zijn eerste plaatjes, laat de gasten maar komen! Een halfuur later begin jij je toch een beetje zorgen te maken want er is nog niemand. Wanneer er twee uur verstreken zijn, breekt de paniek uit, waar blijft iedereen? Plotseling zie je het, er staat geen juni maar juli op de kaartjes! Dit is een fout waardoor jouw evenement in één klap mislukt. Deze fout klinkt knullig maar komt vaker voor dan je denkt. Check altijd goed of overal de juiste datum staat vermeld. Misschien wel het belangrijkste van je hele evenement. Op het moment dat men niet de juiste datum en tijd weet, zal er ook niemand komen.
2. Een artiest met kapsones
Een artiest kan een prima toevoeging zijn voor jouw evenement. Hoe groter de artiest, des te groter het bereik. Een bekende naam kan heel veel mensen naar jouw evenement trekken. Waar je wel rekening mee moet houden is dat, hoe bekender de artiest, hoe hoger de prijs. Zo leek het Chateau Nightclub in Las Vegas een goed idee om een artiest te boeken. De enige echte Nicki Minaj werd geboekt voor een vol uur. Nicki kwam vervolgens een uur te laat, deed twee nummers en vertrok toen weer. Desondanks heeft ze wel de volledige prijs gevraagd voor haar optreden. Niet alleen kost het je veel geld voor niet-geleverde diensten, bezoekers van jouw evenement zullen deze slechte ervaring koppelen aan het evenement. Denk daarom altijd goed na als je een artiest boekt. Kies eerder voor de veilige optie dan voor de spectaculaire.
3. Je evenement valt in het water
Bij het lezen van de kop denk jij wellicht aan slecht weer en regen. Dat was in het volgende voorbeeld echter niet het geval. Op het Statenplein in Dordrecht is er in de zomermaanden een stoffenbeurs op een aantal zondagen. Echter is door een knullige fout binnen de gemeente tot twee keer toe het evenement in het water gevallen. Zowel de editie in juni als die in september kregen te maken met hetzelfde probleem. Op het plein is ook een fontein aanwezig. Deze zit verwerkt in de grond. Een aantal kramen stonden op deze fontein maar iemand van de gemeente was vergeten de fontein uit te zetten. Om half elf sprong de fontein automatisch aan wat er voor zorgde dat de marktkramen en bezoekers vanuit de grond werden bespoten met krachtige stralen water. Nou is de kans klein dat jouw evenement ook te maken krijgt met een eigenwijze fontein, maar dit laat wel zien dat fouten ook uit onverwachte hoek kunnen komen. Houdt daarom altijd met alles rekening en denk na over ieder detail.
Zorg er altijd voor dat je een checklist maakt met alles wat er geregeld moet worden voor je evenement. Dit voorkomt knullige fouten zoals hierboven. Heb jij ook van deze blunders meegemaakt tijdens een evenement? Laat het ons weten in de reacties! Vergeet niet dit artikel te delen via social media via onderstaande buttons!
