Een eigen festival organiseren klinkt leuk, maar is nog knap lastig. Er zijn een aantal zaken waar rekening gehouden mee moet worden en voornamelijk de planning is van groot belang. Een geslaagd festival organiseren kan je doen met behulp van de stappen in onderstaand artikel!
Budget
Bij de start van het organiseren van een evenement is het belangrijk om het budget goed in kaart te hebben. Mede door het budget wordt de grootte van het evenement bepaald en de faciliteiten die daarbij komen kijken. Het kan heel goed voorkomen dat je het budget gedurende de planning van het festival moet aanpassen. Begin dus altijd met een globale schatting (door middel van offerte aanvragen) en let gedurende het organiseren goed op de kosten. Wanneer je eenmaal een idee in kaart hebt gebracht kan je namelijk een crowdfunding starten of aankloppen bij sponsors om je festival compleet te maken. Binnen het budget moet er ook ruimte zijn voor een eventuele flextent huren bij tegenvallend weer of om mensen ook een podium met schaduw te kunnen bieden. Een tent kan gemakkelijk gedecoreerd worden en is tevens ook een sfeermaker omdat men gezellig ‘samen staat’.
Doelstelling en doelgroep
Een festival organiseren doe je voor een bepaalde doelgroep, of dit nou enkel tienermeiden zijn of een gezin van jong tot oud. Vanuit je doelgroep ga je bepalen welk soort festival geschikt is, hoe jij je doelgroep kan aanspreken en waarvoor je festival dient. Zo kan je aan de hand van je doelgroep bepalen wat je doelstelling is, zoals: 10% van de gehele doelgroep is aanwezig, een bepaald percentage ophalen voor een goed doel, diverse families bij elkaar brengen (of jong en oud op één plek samenvoegen). Wat je dus wilt bereiken met het festival, naast een leuke dag voor bezoekers, moet goed in kaart gebracht worden voor het draaiboek met activiteiten et cetera. Mede door je doelgroep bepaal je het soort festival (familiefestival, foodfestival) en hoe deze zich gaat vormgeven.
Vergunningen
Een festival organiseren doe je niet zomaar even, de gemeente speelt hier namelijk een belangrijke rol in. Zij zijn namelijk degene die jou een vergunning (of vergunningen) moeten verlenen om het festival überhaupt te laten plaatsvinden. De gemeente bepaalt of de locatie wordt geaccepteerd, binnen welk tijdbestek het festival mag plaatsvinden, hoeveel bezoekers er zijn toegestaan en ga zo maar door. Doe dit dus tijdig en zorg dat het plan, inclusief draaiboek, zo duidelijk en volledig mogelijk is zodat hier in een later stadium geen miscommunicatie over ontstaat. Vergunningen moeten vaak minimaal acht weken van tevoren worden aangevraagd. Doe dit echter een stuk eerder omdat er tijdig reclame voor gemaakt moet worden, als je voldoende bezoekers naar je festival wilt krijgen.
Datum en locatie
Daarnaast zijn ook de datum en locatie erg belangrijk. Hoewel dit tevens ook van de gemeente afhangt, is het belangrijk om na te denken over een goed bereikbare locatie en een geschikte datum. Wil je voor de eerste keer een festival organiseren terwijl er andere festivals plaatsvinden die populairder zijn, dan verklein je de kans op een geslaagd festival. Kies dus een datum uit die zich vlak vóór of ná het festival seizoen bevind om de kans van slagen te vergroten. De locatie moet uiteraard geschikt zijn voor verschillende faciliteiten, genoeg ruimte bieden en geluidsoverlast voor omwonende beperken.
Een festival organiseren kost dus tijd, geld en een strakke planning met een goed draaiboek. Het is zeker haalbaar, maar weet waar je aan begint en heb vooral lol tijdens het proces en op het festival!
