Nodig al je medewerkers of klanten uit, want dit wordt het leukste bedrijfsfeest wat ze ooit hebben meegemaakt. Verras je medewerkers of je klanten met een speciaal en eenmalig event. Op deze bijeenkomsten kunnen jullie elkaar nog beter leren kennen en zie je elkaar in een ander daglicht. Een buitenevenement organiseer je altijd met dezelfde insteek. Je wil namelijk altijd dat het een geslaagd buitenfeest wordt. En in dit artikel gaan wij je precies vertellen hoe je dat doet.
Stap 1: huur een pagodetent voor de ultieme uitstraling
Een buitenfeest is niet compleet zonder het huren van tent. De beste optie voor een buitenevenement voor kantoor of klanten is een pagodetent huren. De pagodetent geeft jouw buitenevenement een chique uitstraling en geeft het feest nog meer sfeer. Door de pagodetent en de omgeving zo mooi mogelijk te versieren wordt het ook absoluut een feestje voor het oog. Vergeet hierbij ook niet de eventuele statafels of ander meubilair te huren. Huur al de benodigde materialen ruim op tijd zodat je niet teleurgesteld wordt of je plannen moet aanpassen. Dit geldt tevens voor alle voorbereidingen.
Nu de uitstraling in orde is, moet het evenement nog een invulling krijgen.
Stap 2: bepaal de inhoud van je evenement
Wil jij een buitenfeest organiseren met een thema? Begin dan goed op tijd met het bedenken en doorvoeren van dit thema. Breng de gasten op tijd op de hoogte, geef eventuele duidelijke instructies aan de gasten en verzamel zoveel mogelijk materiaal wat past bij dit thema.
Organiseer jij dit buitenevenement in verband met een presentatie, een lancering of een netwerkborrel? Dan weet je al direct de inhoud van je evenement. Echter is het dan ook belangrijk om de juiste elektronica te huren en de facilitaire zaken voor de genodigden.
Stap 3: stuur de uitnodigingen op tijd de deur uit
Mocht je alles geregeld hebben en zeker weten dat alles in orde is, dan kun je de uitnodigingen versturen. Om zoveel mogelijk mensen op je evenement te krijgen, is het verstandig om vooraf een datumprikker eruit te gooien, zodat iedereen kan aangeven wanneer hij of zij beschikbaar is. Het is belangrijk om deze uitnodiging op tijd te versturen, zodat jouw personeel of jouw klanten rekening kunnen houden met deze datum en hem alvast in de agenda kunnen zetten. Desnoods kunnen ze ook het thuisfront inlichten en zich met zijn allen voorbereiden voor het evenement. Een fijne tool om een mooie uitnodiging mee te maken is Canva. Dit programma is makkelijk in gebruik, biedt viel templates en daardoor hoef jij geen ster te zijn in het ontwerpen zelf.
Stap 4: zorg voor catering op locatie
Je eventuele thema staat vast, je hebt alle materialen gehuurd of gereserveerd, de uitnodigingen zijn verstuurd en wellicht heb je al een beeld op het aantal gasten dat aanwezig zal zijn. Dan is het nu tijd om de catering in orde te maken. Zorg voor voldoende hapjes, drankjes en lekkernijen. Zoek jouw cateraar met zorg uit en bekijk goed wat hij of zij je kan bieden. Houd hierbij ook rekening met eventuele allergieën of dieetwensen.
Ben jij voldoende voorbereid op het organiseren van een buitenevenement?
Hopelijk heb je hier genoeg informatie op kunnen doen om nu met een frisse blik en vol zekerheid jouw buitenevenement kunt organiseren. Mochten er nog onduidelijkheden zijn of opmerkingen, dan kun je deze plaatsen in de reacties!
Alvast heel veel succes en plezier.
