Buurtevenement organiseren: een stappenplan
Woon je in een buurt waar je buren je vrienden zijn en waar het altijd erg gezellig is? Of woon je in een buurt waar de relatie juist wel wat beter kan? In beide gevallen is het een goed idee om een buurtevenement te organiseren. Maar hoe pak je dit handig aan? Wij hebben vijf stappen voor je samengesteld zodat je zeker weet dat het goed geregeld wordt!
Stap #1: Vergunning check
Als je een evenement in je buurt op openbaar terrein wilt organiseren, moet je allereerst bij de gemeente checken of er een vergunning nodig is. Veelal is dit geen probleem, maar kaart dit wel – op tijd – aan. Mocht je het feestje in een grote tuin van jou of van één van je buurtgenoten geven, dan is dat natuurlijk geen probleem.
Stap #2: Commissie
Formeer een evenementencommissie. Jijzelf bent kennelijk de initiator, anders lees je dit niet. Maar betrek er nog twee competente mannen of vrouwen bij. Zorg dat elk zijn ‘portefeuille’ of takenpakket heeft. Zo kun je iemand verantwoordelijk maken voor de financiën en iemand voor de activiteiten. Pak het dus professioneel aan, zo weet je dat iedereen de taken aan kan en dat het goed wordt voorbereid. Uiteraard kan je nog meer buren mee laten denken maar zorg dat een harde kern zich verantwoordelijk voelt, anders gaat niemand echt aan de slag.
Bron: Flickr
Stap #3: Variatie
Denk goed na over de dag zelf en zorg voor een leuk programma. De crux hier is om met iedereen (een beetje) rekening te houden: er moet voor ieder wat wils zijn. Zorg allereerst voor genoeg en gevarieerd eten & drinken. Een catering is het makkelijkst maar je kan ook voor een gezellige barbecue gaan! Denk hierbij wel aan vegetariërs en geheelonthouders. Denk daarnaast aan de muziek. Houd dit neutraal, maar afwisselend. Er zullen veel kinderen aanwezig zijn, dus regel ook iets leuks voor hen. Een springkussen huren werkt altijd goed en die je dan ook veel op dit soort buurtevenementen.
Bron: Bron: Flickr
Zorg bijvoorbeeld voor wat muziek!
Stap #4: Begroting
Maak een begroting van de kosten. Een feestje hoeft niet duur te zijn, maar dit moet van te voren wel goed in kaart gebracht worden. Dan weet iedereen, dus ook alle buurtgenoten, waar ze aan toe zijn en kun je dit van te voren communiceren. De kosten kunnen worden opgehaald bij alle aanwezige buurtgenoten, of misschien kan er een deel gesponsord worden door bijvoorbeeld een ondernemer uit de buurt.
Stap #5: Uitnodigingen
Nodig iedereen uit en communiceer duidelijk wat het idee is: de plaats, de tijd(sduur), de kosten. Vraag ook of men wil laten weten of ze erbij zijn, zodat je daar met de inkoop rekening mee kunt houden. Een handige manier hiervoor is het aanmaken van een Facebook evenement. Daar kan je alle informatie in kwijt, kunnen mensen vragen stellen zodat iedereen een beetje warm kan draaien voor het evenement. Heel handig ook om initiatieven van je buren te bespreken en te gebruiken! Weet je nog geen datum? Geen probleem. Gebruik dan een datumprikker en kijk wie wanneer kan?
Stap #6: Let the event of the year begin!
