Dit moet je weten voordat je een coronaproof evenement organiseert

De eerste positieve geluiden omtrent de coronapandemie verschijnen. Zo meldde minister-president Mark Rutte tijdens de meest recente persconferentie dat er goed nieuws is voor de evenementensector. Per 26 juni mogen Nederlanders evenementen zoals festivals bezoeken binnen anderhalve meter, mits zij een negatieve testuitslag of vaccinatiebewijs kunnen tonen. Kortom, er is meer mogelijk maar wel met een aantal voorwaarden. Waar moet je op letten voordat je een coronaproof evenement organiseert? En wat zijn maatregelen waar je volgens het RIVM nog wél rekening mee moet houden? In deze blog lees je hier meer over.

Het organiseren van evementen in 2021 , waar moet je op letten?

De culturele sector springt een gat in de lucht: alle locaties en evenementen mogen open op anderhalve meter, meldt het RIVM. Dat nieuws klinkt ons als muziek in de oren, maar bij de organisatie van een evenement moet je rekening blijven houden met een aantal voorwaarden voor binnen- en buitenruimtes:

• Organiseer je een evenement met vaste plekken? Dan geldt dat mensen anderhalve meter van elkaar af moeten zitten en dat betekent dat niet elke theaterstoel bezet zal zijn en dat restaurants tafels en stoelen op anderhalve meter moeten plaatsen. Een registratie en een checkplicht blijven van kracht. Organiseer je een evenement zonder vaste zitplekken? Dan geldt een maximale capaciteit van één bezoeker per vijf vierkante meter.
• Als organisator kun je bij de toegangspoorten vragen om een coronatoegangsbewijs. Dit kan een negatieve testuitslag zijn, een vaccinatiebewijs of bewijs dat je hersteld bent van corona. Vanaf 1 juli 2021 kunnen bezoekers het toegangsbewijs tonen via de CoronaCheck-app. Het voordeel van een coronatoegangsbewijs, is dat je op de locatie geen rekening hoeft te houden met de anderhalve meter regel. Dansen in een discotheek of festival is door dit toegangsbewijs weer mogelijk. Hetzelfde geldt bovendien voor het bezoeken van sportwedstrijden.

Subsidie

Mocht het evenement dat jij hebt georganiseerd tussen 1 juli 2021 en 31 december 2021 onverhoopt niet doorgaan door de coronasituatie, dan worden de gemaakte kosten vergoed door de Rijksoverheid. Deze vergoeding is in het leven geroepen omdat het voorheen mogelijk was om een annuleringsverzekering af te sluiten met een dekking voor pandemierisico. Dit is nu niet meer het geval. Toen corona in Nederland verscheen, schrapten verzekeraars deze annuleringsverzekering waardoor het onmogelijk werd voor organisatoren om zelf de kosten van een annulering te dekken. Om risico’s in te dammen voor de evenementensector, schiet de Rijksoverheid te hulp. De Rijksoverheid bepaalt op basis van de coronasituatie of evenementen in een bepaalde periode worden verboden. Het streven is om 3 tot 6 weken van tevoren duidelijkheid te kunnen bieden of evenementen in een bepaalde periode kunnen doorgaan of niet.

Branding

Ook nu evenementen organiseren met een coronatoegangsbewijs mogelijk is, blijven de standaard hygiënemaatregelen van kracht: thuisblijven bij klachten en je laten testen, je handen regelmatig wassen en hoesten en niezen in de elleboog. Om bezoekers te stimuleren om de hygiënemaatregelen na te leven, kun je ervoor kiezen om zelf gratis hygiëne items uit te delen. Zo verlaag je niet alleen de drempel om de hygiënemaatregelen in acht te nemen, maar zet je jouw evenement, merk of die van een sponsor door middel van promotieartikelen extra in de spotlights. Hygiëne producten zoals desinfectiegel kun je volledig ontwerpen in de huisstijl van jouw evenement. Daarnaast kun je ook desinfectiezuilen neerzetten op verschillende plekken van de locatie. Ook deze kun je ontwerpen in de stijl van je evenement. Op die manier is de zuil ook onderdeel van de inrichting.

Ondanks dat we alert moeten blijven op de bestaande coronamaatregelen, is het prettig dat er ademruimte ontstaat om evenementen te organiseren. De Rijksoverheid grijpt elke kans om te versoepelen aan, er is zekerheid ingebouwd door een subsidieregeling te treffen, er zijn dertien miljoen mensen gevaccineerd en het coronatoegangsbewijs via de CoronaCheck-App is volop in ontwikkeling. Oftewel, als de coronasituatie niet verslechterd, kan de evenementensector deze tweede helft van 2021 positief tegemoet zien.