Checklist: alle benodigdheden voor een buitenevenement

Ga je een evenement of beurs organiseren en wil je dat buiten laten plaatsvinden? Dan wil je natuurlijk niets belangrijks vergeten. Omdat je ook rekening dient te houden met de weersomstandigheden, ziet je checklist er iets anders uit dan bij een evenement binnen. Wij helpen je graag op weg.

Maak eerst een draaiboek

Om je evenement echt te laten slagen, dien je altijd een draaiboek te maken. Hierin verwerk je de ideeën die je hebt voor het evenement, schrijf je zaken als aanleiding, budget, type evenement en gasten op.

Daarna stel je een team van organisatoren samen waarmee je het draaiboek bewaakt. Werk met deadlines en houd je daar ook echt aan, want anders loopt jullie planning in de soep! Online kun je overigens veel informatie vinden over hoe zo’n draaiboek eruit moet zien en aan welke dingen je allemaal moet denken.

De checklist van benodigdheden voor een buitenevenement

De uiteindelijke checklist zal voor iedereen verschillend zijn – jij hebt bijvoorbeeld geen attractie nodig omdat er geen kinderen komen, maar een ander misschien wel. We zetten het er dus voor de zekerheid allemaal in. Vervolgens kun je voor jezelf bepalen wat je allemaal wel en niet nodig hebt voor jouw eigen evenement.

Voor het gemak delen we de checklist even op in verschillende categorieën.

Tenten

In Nederland is het weer altijd onzeker, dus ook al organiseer je een buitenevenement in juli of augustus, een of meerdere partytenten zijn altijd een must. Afhankelijk van het type evenement of feest dat je organiseert, kies je voor een bepaald soort tent.

Attracties

Het hangt helemaal van je publiek af, maar je kunt bij attracties denken aan:

• Springkussen
• Stormbaan
• Sport en spel

Terrein

Om het terrein van je evenement een beetje aan te kleden en alle spullen een plek te geven, heb je wellicht het volgende nodig:

• Opblaaspoppen
• Skytubes of –dancers
• Ballonnen (los, in een boog of in een pilaar)
• Kramen
• Podium
• Vloerbedekking
• Dansvloer

Meubilair

Je wilt uiteraard dat je bezoekers ergens kunnen zitten en/of staan. Daarom heb je bijna altijd het volgende nodig:

• Statafels
• Bier- of picknicktafels
• (Opklapbare) eettafels
• Evt. een tafelrok om de tafels chiquer aan te kleden
• Stoelen
• Banken
• Krukken

Eten en drinken

Dit kan een hele lange lijst zijn, afhankelijk van wat je organiseert. Denk in elk geval aan de volgende zaken:

• Biertap of –bar
• Flessenkoelkast
• Uitgiftebalie
• Barbecue
• Kooktoestel of fornuis
• Oven
• Frituur
• Bakplaat
• Koelkast
• Vriezer
• Blender
• Pannen
• Vaatwasser
• Werktafel
• Spoelbak
• Warmhoudapparatuur
• Koffiezetapparaat of –automaat
• Waterkoker
• Thermoskannen
• Prullenbakken

Aan tafel

Als je een buitenevenement met een lunch of diner organiseert, gaan mensen aan tafel zitten. Houd in elk geval rekening met deze benodigdheden:

• Servies
• Glazen
• Kopjes (voor koffie en thee)
• Bestek
• Servetten
• Tafellinnen

Licht en geluid

Hiervan is het ontzettend belangrijk dat je dit goed organiseert voor je buitenevenement. Licht en geluid wordt nogal eens onderschat, maar je event valt echt in het water als je bezoekers elkaar niet kunnen zien of jou niet kunnen horen. En een dansvloer zonder discolichten kan natuurlijk ook echt niet.

• Stroomkabels
• Lampen (normaal, disco, etc.)
• Kaarsen
• Luidsprekers
• DJ-apparatuur
• Microfoon

Presenteren

Als je op je buitenevenement een presentatie moet houden of een eigen stand hebt met jouw mensen, heb je meestal de volgende spullen nodig:

• Stand
• Folderstandaard
• Balie
• Expositiepaneel
• Presentatiezuil
• Beamer
• Computer
• Beeldscherm
• Camera

Overige benodigdheden

Tot slot zijn er nog een aantal laatste benodigde zaken voor het organiseren van je buitenevenement:

• Planten en bloemen
• Terrasverwarmer
• Kassa / pinautomaat
• Brandblusser
• EHBO-kit
• Asbakken
• Toiletten

Veel succes met de voorbereidingen van je buitenevenement!

Dit artikel werd je aangeboden door Partytentverhuur Eindhoven, online aanbieder van onder andere partytenten, statafels en luchtkussens.

checklistorganiseren