Hoe kun je als evenementenmanager technologie zo goed mogelijk benutten?
Er zijn bijna iedere dag nieuwe technologieën beschikbaar om ons leven nog gemakkelijker, efficiënter en plezieriger te maken. Ook als evenementenmanager kun je technologie gebruiken om je efficiëntie en planning te verbeteren. Ben jij nog van de whiteboards en papieren planningen? Lees dan snel verder voor moderne toepassingen van technologie voor eventplanning!
Het internet
Eigenlijk hebben we voor alles wat we tegenwoordig doen internet nodig. Online is alle informatie te vinden die je zoekt om een succesvol evenement te organiseren en ook vind je een eindeloze hoeveelheid leuke ideeën en mogelijkheden om jouw evenement nog specialer te maken. Daarnaast zijn er vele mogelijkheden om via internet je evenement nog meer op te laten vallen. Denk bijvoorbeeld aan live-beelden streamen, een interactieve quiz organiseren, een sociaal media contest, en ga zo maar door.
Je hebt daarvoor uiteraard wel goedwerkend internet nodig, waarbij een efficiënte en betrouwbare helpdesk een must is om eventuele problemen direct op te kunnen lossen. Ook dit vind je gemakkelijk op internet, bijvoorbeeld via het bedrijf Gamma Communications, die deze opties aanbiedt.
Technologie om planning en efficiëntie te verbeteren
Als je echt efficiënt wilt kunnen werken zul je de automatisering moeten omarmen. Vooral voor zichzelf herhalende taken die je regelmatig moet uitvoeren is automatisering met behulp van de juiste software heel efficiënt. Ook voorkom je eindeloze zoektochten naar draaiboeken die niet in de goede kast staan en andere informatie die overal en nergens rondzweeft, omdat alles gemakkelijk vindbaar is op de computer.
Daarvoor moet je wel beschikken over de juiste technologische mogelijkheden. Denk hierbij naast natuurlijk de computer aan bijvoorbeeld een eventkalender, een ticketplatform, vergaderoplossingen, budgetbeheer, netwerkoplossingen, de mailinglist, etc. Dit kan een investering noodzakelijk maken, maar je beschikt dan wel over een manier om zo efficiënt mogelijk te werken. En wanneer je efficiënter te werk gaat, verdien je zo’n investering heel snel weer terug.
Door de juiste hulpmiddelen te gebruiken kun je niet alleen gemakkelijk een goede planning maken. Eventplannings- en projectmanagementprogramma’s helpen je ook om veel makkelijker wijzigingen aan te brengen zonder dat de duidelijkheid eronder te lijden heeft. Als je samenwerkt met anderen beschikt iedereen namelijk altijd over de laatste versie en kunnen er gemakkelijk zaken (en taken) aan de planning toegevoegd worden.
Daarnaast maakt de hedendaagse technologie het mogelijk om efficiënt samen te werken met anderen, zonder dat het noodzakelijk is om fysiek bij elkaar te komen. Dit scheelt veel reistijd, maar verkort bovendien de tijd die men moet wachten om iets te kunnen bespreken of samen te brainstormen. En omdat iedereen kan zien wie wat wanneer moet doen, worden er geen taken vergeten of dubbel uitgevoerd. Bovendien kun je een met een goede planning het tijdspad duidelijk maken en op die manier kun je direct zien of er genoeg tijd is om alle taken af te ronden.
Nieuwe technologieën maken het werk van een evenementenmanager nog leuker en afwisselender, en niet te vergeten eenvoudiger. Het is dan ook zaak om goed op de hoogte te zijn en blijven van alle mogelijkheden en daarnaast ervoor te zorgen dat je beschikt over een stabiele internetverbinding, zowel bij de voorbereiding als tijdens het evenement.
