3 belangrijke zaken bij de organisatie van een evenement

Het organiseren van een evenement kan soms lastig en chaotisch zijn. Vaak moet je veel zaken tegelijkertijd regelen en heb je contact met meerdere partijen. Een goede voorbereiding is dan ook een vereiste. Organiseer jij binnenkort een evenement en weet je niet waar je moet beginnen? Lees dan even verder. In dit artikel bespreken we drie belangrijke zaken bij het organiseren van een evenement, namelijk: het concept, de locatie en het opvallen. 

1. Concept

Werk als eerst je idee voor het evenement uit op papier. Maak hiervoor een conceptplan waarin je alles opschrijft over de inhoud van het evenement en op welke manier het een succes kan worden. Bedenk een origineel concept of gebruik een concept waar veel vraag naar is. Bepaal wat de invulling van het evenement wordt en ga na hoe je alle kosten gaat betalen. Gebruik je van tevoren beschikbaar gesteld budget of gebruik je de omzet uit het entreegeld om de gemaakte kosten te betalen?

Werk je concept uit op papier en let op de volgende punten:

• Denk na over waarom je dit evenement organiseert en wat je wilt bereiken bij jouw doelgroep.
• Wat maakt jouw evenement uniek? Wat worden de USP’s van jouw concept?
• Hoe ga je het evenement invullen? Denk hierbij aan entertainment, catering, drank, de aankleding van de locatie etc. Maar ook aan de naam, de huisstijl voor het evenement en de entreeprijs.
• Heb je personeel nodig of stelt de locatie personeel beschikbaar? Denk hierbij aan kassapersoneel, gastheren/vrouwen, beveiliging, fotografen enzovoort.
• Bepaal wie jouw doelgroep is en beschrijf hoe je deze doelgroep kan bereiken. Welke promotiemiddelen worden ingezet?
• Let op de datum waarop je het evenement wilt inplannen. Kijk altijd of er geen concurrent is die eventueel die datum al gebruikt voor een soortgelijk evenement.
• Maak een overzicht van locaties die jij geschikt vindt voor jouw evenement. Hierbij kan je letten op de bereikbaarheid, het aantal parkeerplekken en de capaciteit.
• Maak een begroting en bepaal je break-even point.

2. Locatie

Nadat je voor jezelf een duidelijk conceptplan hebt opgesteld, kun je de potentiële locaties gaan benaderen. Afhankelijk van het type evenement dat je organiseert zijn er veel verschillende soorten evenementlocaties. Het is belangrijk om duidelijke afspraken te maken over welke partij (jij of de evenement-locatie) wat doet en wie welke kosten op zich neemt. Ga tevens na of de locatie het volgende aanbiedt:

• Een bar voor zowel eten als drinken
• Beveiligingspersoneel
• Veilige garderobe of kluisjes
• Een professioneel geluidssysteem dat aansluit bij jouw entertainment wensen

3. Opvallen

Nadat je een locatie hebt gevonden kun je een planning maken en aan de slag gaan met alle voorbereidingen. Denk na over hoe je een promotiecampagne het best kan opzetten voor jouw doelgroep. Kies je voor online promotie via bijvoorbeeld Facebook, of juist offline promotie door middel van drukwerk? Ook tijdens het evenement zelf kun je ervoor zorgen dat je door middel van promotiemateriaal zoals banners, drop flags en posters opvalt. Zal er veel personeel aanwezig zijn op je evenement? Laat dan bedrijfskleding bedrukken. Naast dat het professioneel overkomt, is het personeel ook beter herkenbaar voor de gasten.  Maar voordat je het bovenstaande laat maken heb je eerst goede designs nodig. We raden aan om hiervoor een grafisch designer in te schakelen.

Succes met de organisatie van jouw evenement!

checklistevenementeventspromotievoorbereiding