Creëer een perfect zomers buitenevenement met deze 4 tips
In de zomer is het ideaal om jouw evenement buiten te organiseren. Een evenement in de open lucht is bij voorbaat al een stuk gezelliger en feestelijker dan een evenement op een indoor locatie. Zeker als het weer meewerkt is een buitenevenement vaak een enorm succes. Natuurlijk heeft elk geslaagd buitenevenement een goede voorbereid nodig en daar komt vaak meer bij kijken dan je denkt. Om je een handje te helpen zetten wij 4 tips voor een zomers buitenevenement op een rijtje.
Kies een geschikte locatie
Een buitenevenement kun je natuurlijk niet zomaar ergens organiseren. De locatie moet immers voldoen aan een aantal eisen. Zo moet er bijvoorbeeld genoeg plek zijn voor alle genodigden, en moet de locatie makkelijk te bereiken zijn met de auto of met het openbaar vervoer. Daarnaast is het belangrijk om rekening te houden met de omwonenden van de locatie. Bestaat er kans op overlast door drukte of versterkte muziek? Zorg dan altijd dat je buurtbewoners ruim op tijd op de hoogte stelt van het evenement. Om overlast uit de weg te gaan kan je overwegen om bijvoorbeeld een park of afgelegen bouwterrein te gebruiken als locatie. Als je het een beetje slim aanpakt kan je gelijk de sfeer van de locatie meenemen bij het aankleden van je evenement!
Nuformer, een bedrijf dat 3D projecties projecteert op gebouwen, heeft zo gebruik weten te maken van twee gebouwen in Singapore:
Verzorg professionele hapjes en drankjes
Een feest is niet compleet zonder hapjes en drankjes. Een lopend buffet is ideaal voor een buitenevenement. Zo kunnen alle gasten rustig op eigen tempo eten en is er voor elk wat wils. Als je eten serveert, is het ook zaak om te zorgen voor tafels en stoelen. Je wil natuurlijk dat de gasten op hun gemak kunnen genieten. Wanneer je een groot aantal gasten verwacht kan het handig zijn om een leverancier of cateringbedrijf in te schakelen. Zo zorg je dat het geregeld wordt door professionals die ervaring hebben met de catering van feesten en evenementen. Wil je zeker weten dat je met het juiste bedrijf in zee gaat? Vraag dan aan bekenden of zij goede ervaringen hebben met een cateringbedrijf of leverancier of zoek reviews op internet.
Neem een voorbeeld aan het festival Best Kept Secret die hun cateraars zorgvuldig uitkiezen:
Creëer een vrolijke stemming met muziek
Organiseer je een feestelijk buitenevenement? Dan mag muziek niet ontbreken. Stel zelf een goede playlist samen of huur een bandje of DJ. Eventueel kun je zelfs een podium en verlichting huren. Zo wordt het een echt optreden! Zorg wel dat je op tijd een vergunning aanvraagt om versterkte muziek te draaien.
Een beetje zoals het foodtruck festival TREK doet:
Vermaak voor iedereen
Verwacht je ook kinderen op je evenement? Zorg dan dat je voldoende spelletjes en activiteiten organiseert. Kinderen zijn snel verveeld en willen constant afleiding. Spelletjes zullen er zeker voor zogen dat ze zich de hele dag vermaken. Je kunt het natuurlijk zo simpel of uitgebreid maken als je zelf wil. Zo kun je zorgen voor speelgoed zoals springtouwen, stelten en een jongleerpakket, maar als je het echt groots wil aanpakken kies je voor een opblaasbare klimmuur, stormbaan of springkasteel.
Zoals bijvoorbeeld bij dit theater festival De Parade waar ze een klassieke draaimolen hebben voor de kleinere onder ons:
Maak van je buitenevenement een waar zomerfeest!
Dit artikel werd mede mogelijk gemaakt door Gaaf Verhuur, specialist in het verhuren van springkussens, stormbanen, feest & catering.
