Een onvergetelijk bedrijfsevenement organiseren: ultieme checklist

Of het nu gaat om een congres, jubileum of sponsoravond: bij het organiseren van een bedrijfsevenement komen een hoop zaken kijken. Soms is een hele afdeling verantwoordelijk voor de organisatie van het evenement, maar vaak wordt er één van de personeelsleden als manager aangewezen. Draag jij verantwoordelijkheid, maar heb je geen compleet overzicht van wat er bij de organisatie van een evenement komt kijken? Wij maakten de ultieme checklist voor het organiseren van een onvergetelijk bedrijfsevenement.

Bedrijfsevenement organiseren tip #1 – Bepaal de doelgroep

Werk jij op de commerciële afdeling van het bedrijf dat een evenement gaat organiseren? Dan heb jij een streepje voor. Net als bij marketing gerelateerde zaken is het voor de organisatie van een evenement namelijk van groot belang om een doelgroep te bepalen. Vraag je allereerst af wat het doel is van het te organiseren evenement. Willen jullie de naamsbekendheid van het bedrijf vergroten, zakenrelaties bedanken voor hun vertrouwen of viert de onderneming of één van zijn vooraanstaande personeelsleden een jubileum? Afhankelijk van dit doel kun je de doelgroep bepalen waarvoor jij dit evenement gaat organiseren. Bekijk wie de genodigden zijn en wat hun behoeften zijn. Een onvergetelijk bedrijfsevenement valt of staat met de tevredenheid van zijn gasten. Hier hangt dus een groot deel van de organisatie vanaf.

Bedrijfsevenement organiseren tip #2 – Kies de juiste evenementenlocatie

Welke locatie past er bij het doel van het te organiseren bedrijfsevenement? Willen jullie het eigen nieuwe bedrijfspand laten zien of ben je op zoek naar een inspirerende evenementenlocatie? Past de hoeveelheid genodigden binnen jullie eigen kantoor of is er meer ruimte nodig? Met de coronacrisis in volle gang, zijn dit belangrijke zaken om over na te denken. Een professionele evenementenlocatie is gespecialiseerd in het geven van allerlei zakelijke evenementen en kan op veel facetten meedenken en ontzorgen. Een pluspunt is dat dit soort locaties vaak centraal gelegen zijn en hierdoor eenvoudig bereikbaar voor jullie gasten.

Bedrijfsevenement organiseren tip #3 – Maak een draaiboek

Waarschijnlijk heb je nagedacht over het programma van jullie bedrijfsevenement. Je hebt een overzicht van sprekers en weet de tijden waarop gasten worden ontvangen en wanneer het diner staat gepland. Het loont om een overzichtelijk draaiboek samen te stellen waarin niet alleen de planning staat vermeld, maar ook welke persoon waar en op welke tijdstip verwacht wordt. Bespreek het draaiboek met minimaal één andere verantwoordelijke. Tijdens het zakelijke evenement kun je niet overal tegelijk aanwezig zijn en is het handig dat ook andere mensen de planning weten. Ook is er op deze manier altijd een back-up als jij onverhoopt niet aanwezig kunt zijn.

Lees ook: Dit zijn de meest geschonken dranken tijdens zakelijke evenementen