De ongeschreven regels voor het geven en ontvangen van relatiegeschenken
Het geven van een relatiegeschenk is vaak een blijk van waardering. Vooral aan het einde van het jaar of na een afgesloten zakendeal geven bedrijven en relaties elkaar geschenken, om hun tevredenheid te uiten over de samenwerking. Hoewel het cadeau vaak goedbedoeld is, kan het aannemen of geven van zo’n cadeau ook het imago van een bedrijf schaden. Het is daarom belangrijk om een aantal ongeschreven regels op te volgen als je een relatiegeschenk wilt geven.
Partijdigheid
Als je je te veel met geschenken laat bedanken voor je werk, kan dat een negatief imago geven. Natuurlijk is het ontvangen of geven van kleine geschenken geen probleem. Er ontstaat pas een probleem als door het geven van het cadeau een bepaalde tegenprestatie wordt verwacht. Dit kan de neutraliteit van een bedrijf schaden. Over het algemeen nemen bedrijven dit soort cadeaus niet aan. Geld of cheques zijn uit den boze. Er mag namelijk geen schijn van partijdigheid gewekt worden. Vooral overheidsbedrijven moeten zich aan een strikte normering houden wat betreft relatiegeschenken. Zij moeten integriteit en betrouwbaarheid uitstralen.
Zo schrijft een aannemersbedrijf: “Wij kijken kritisch naar het moment waarop ons iets gegeven wordt (net voor of lang na de onderhandelingen), de waarde van hetgeen ons wordt aangeboden en de mogelijke bedoeling van de gever. Geschenken en/of invitaties van leveranciers accepteren wij niet, tenzij het een karakter van een ‘aardigheidje’ heeft en ons niet verplicht tot het leveren van een wederdienst (of de schijn daartoe wekt).”
Grenzen
Je kan natuurlijk niet altijd achterhalen of de gever van het cadeau een wit voetje wil halen bij jou. Het is daarom belangrijk om een reglement op te stellen waarin de grenzen van het aannemen en geven van cadeaus worden aangegeven. Als dit reglement duidelijk wordt gecommuniceerd naar klanten en medewerkers, zal men niet meer in verlegenheid worden gebracht door bepaalde cadeaus.
Een belangrijke richtlijn is dat het geschenk passend moet zijn voor de verrichte prestatie en de relatie met de zakenpartner. Veel bedrijven stellen bijvoorbeeld een grens van maximaal vijftig euro per cadeau in. Een andere richtlijn is de situatie waarin het cadeau gegeven wordt. Een bedrijf kan deze voorwaarden allemaal vastleggen in het reglement.
Gedragscode
Bedrijven zijn, in tegenstelling tot overheidsinstanties, vaak iets losser in het aannemen en geven van cadeaus. Toch geldt er wel een bepaalde (ongeschreven) gedragscode. Bij de meeste bedrijven is het verplicht de gekregen geschenken te melden aan de leidinggevende, die bepaalt of het geschenk gehouden mag worden. Het personeel mag natuurlijk geen geschenken aannemen van bedrijven die meedingen naar een opdracht van het bedrijf. Vaak mogen medewerkers incidenteel een cadeau van een bepaalde vastgestelde waarde aannemen, maar bij sommige bedrijven worden de relatiegeschenken onder al het personeel verloot. Zo heeft de secretaresse of de administratief medewerker ook een gelijke kans op een cadeau.
Hoe denk jij over de gedragscode rondom het geven en aannemen van relatiegeschenken? Deel jouw mening met ons in de comments.
Dit artikel werd je aangeboden door Premiumgids, groothandel in relatiegeschenken en promotie-artikel
Welnu heb ik echt een dringende vraag hierover.
4weken geleden ontving ik na een mooi en goed verkoop gesprek waarbij mijn klant voor zo,n 600,- euro aan geuren kocht voor zijn vrouw, de vraag wat mijn favoriete geur was.
Afijn,niet aannemen was geen optie (cultuur ding) en zo werd deze geur twv 94,- euro afgerekend en nadat alle andere kado’s ingepakt en in tasjes klaar stonden werd mij nog eens duidelijk gemaakt dat die tas voor mij was.
Nu zegt ons beleid dat je geen fooi mag aannemen, maar is dit wel fooi? Daar is nu een enorme toestand om want zowel de bedrijfsleidster als de districtsmanager kan mij vertellen waar t in de regels beschreven staat dat ik deze gift niet mee mag nemen, maar blijven wel roepen dat een product dat in de winkel is gekocht en niet buiten, maar in de winkel aan mij is gegeven, onder fooi valt (volgens de districtsleidster).Nu werk ik al 28 jaar in de parfumerie branche en is dit mij nog nooit gebeurd. iK VOND HET ECHT EEN BIJZONDER MOOI EN DANKBARE DAAD VAN DEZE KLANT. En zo triest dat er nu iets leijks van wordt gemaakt. Het enige wat ik wil weten is of dat ze gelijk hebben of gewoon wat verzinnen omdat ze niet weten wat ze er mee aan moeten.
Hoi C. van der Jagt,
Wat een vervelende situatie, zeker omdat het juist zo’n lief gebaar is van je klant zoals je zelf al aangeeft. Helaas kunnen wij geen eenduidig antwoord geven op je vraag. Of fooi door medewerkers mag worden aangenomen en wat er precies allemaal onder “fooi” verstaan wordt, moet gespecificeerd worden in de huisregels van een bedrijf en kan dus per bedrijf verschillen. Ons advies is om zelf de huisregels er nog eens goed op na te lezen. Veel succes!
Hartelijke groet,
Redacie van Events en Marketing