Effectief een evenement organiseren: zo pak je de promotie aan

Promotie is overal. Denk maar aan het welkomstcadeautje dat je krijgt bij aanschaf van een krantenabonnement, of de acties in de supermarkt van ‘twee halen, één betalen’. Deze promotionele activiteiten brengen een product of dienst positief onder de aandacht en hebben als doel de omzet van het bedrijf te verhogen.

Ook voor het organiseren van evenementen is promotie essentieel. Je wilt niet dat er op een kinderevenement vooral volwassen komen, of andersom. Promotie moet er dus voor zorgen dat de wensen van je doelgroep passen bij de activiteiten van het evenement.  Maar hoe pak je de promotie als bedrijf effectief aan?

Stem het af op je doelgroep

Allereerst is het belangrijk om helder te krijgen welke doelgroepen er zijn, en wat precies de doelstellingen zijn. Jongeren willen vooral kunnen beoordelen of dat jaarlijkse schoolfeest leuk wordt, maar hun ouders zijn meer geïnteresseerd in de veiligheid rondom het feest.

Dit heeft gevolgen voor hoe je deze doelgroepen benadert. De bezorgde ouders krijgen bijvoorbeeld een brief mee van school, waarin aspecten van de veiligheid genoemd worden. Hun zoon of dochter krijgt juist een flyer waarin de artiesten genoemd staan die optreden tijdens het feest. Rondom het schoolterrein hangen bovendien posters van het bewuste feest.

Om het bovenstaande duidelijk te krijgen, kun je het beste een tabel maken om de informatie overzichtelijk te maken. In de eerste kolommen staan dan achtereenvolgens de doelgroep en diens informatiebehoefte genoemd. In de derde kolom staat welke boodschap jij als organisator aan deze doelgroep wilt geven, en in de laatste kolom welk medium je kunt gebruiken. Je ziet nu in één oogopslag hoe de promotie afhangt van de doelgroep die je wilt bereiken.

Wat zijn de promotiemogelijkheden?

Er zijn verschillende manieren om een evenement te promoten. Zo kun je, zoals hierboven al genoemd werd, flyeren en posters ophangen. Maar er zijn meer mogelijkheden. Misschien past een fotowedstrijd of een demonstratie wel beter bij de doelgroep. En had je al aan een liveband of kortingscoupons gedacht? Of, heel ludiek, aankondigen dat een record uit het Guinness Book Of Records verbroken gaat worden. Dat trekt de aandacht!

Er liggen natuurlijk ook kansen binnen sociale media. Belangrijk is wel dat je de juiste doelgroep bereikt met je uitingen: je zult geen kaart extra verkopen voor een computercursus voor ouderen, als je de cursus via Facebook promoot. Je acties kunnen dan beter gericht zijn op de zoon of dochter van de doelgroep.

Afhankelijk van de grootte van het evenement en de informatie die je wilt delen, kun je bijvoorbeeld ook een campagne- of evenementwebsite maken of een enkele webpagina. Via Facebook, Twitter en Instagram kun je vervolgens bij ieder berichtje of foto verwijzen naar deze website. Daar is immers het hele verhaal te vinden.

Bij een effectieve promotie komt, al met al, veel kijken. Er zijn manieren genoeg, maar belangrijk is dat je de promotionele activiteiten kiest die aansluiten bij de doelgroep. Want je wilt natuurlijk ook dat láátste kaartje snel verkocht zien.

doelgroeppromotiesocial media