Een eigen evenement organiseren en opbouwen? Zo bereid jij je voor
Het organiseren van een eigen evenement kan heel veel opleveren en daardoor echt de moeite waard zijn. Maar het gebeurt regelmatig dat mensen beginnen met het organiseren en voorbereiden van een evenement en er halverwege achter komen dat er zaken ontbreken of achteraf niet kunnen terugkijken op een geslaagd evenement. Dat is zonde van je tijd! Daarom geven we je in dit artikel tips om je voor te bereiden op het opbouwen en organiseren van je eigen evenement!
Bepaal het doel
Het klinkt als een logische stap, maar het wordt vaak vergeten: bepaal de doelstelling en de doelgroep van je zakelijke evenement! Wanneer het evenement geen duidelijk doel heeft kun je het net zo goed niet organiseren. Achter een dergelijk evenement moet een ‘Return on Investment’ gedachte zitten; Het zou geen zakelijk evenement zijn als er op de lange termijn geen ‘winst’ uit voortvloeit. Daar hoort een duidelijke doelgroep bij. Is het evenement voor mensen die intern betrokken zijn bij jouw bedrijf of voor mensen die extern bij jouw bedrijf betrokken zijn? Vervolgens is het zaak om ook die groep verder uit te splitsen tot je een specifieke doelgroep hebt waar je het hele evenement op kun richten.
Brainstorm
Tijdens een brainstorm kun je mogelijkheden bedenken die er zijn om jouw doelstelling te bereiken. Er zijn allerlei manieren om creativiteit te stimuleren en ook brainstormen kan hierbij helpen. Hoe meer ideeën hoe beter, later kun je onbruikbare ideeën altijd nog wegstrepen. Heb je eenmaal een plan voor het bereiken van de doelstelling van jouw evenement, dan kun je het budget gaan bepalen. Aan de hand van het beschikbare budget kun je vervolgens een globale programma opzet gaan maken.
Promotie
Belangrijk onderdeel van je evenement is de promotie van je bedrijf. Dat hoeft er heus niet op elk moment heel dik bovenop te liggen. Maar er zijn zaken die de moeite waard zijn om een deel van het budget aan te besteden. Denk aan promo kleding voor mensen die op het evenement aanwezig zijn voor je bedrijf en manieren om meer informatie over je dienst of product te krijgen voor bezoekers.
Catering
Een onmisbaar onderdeel van je evenement is de catering. Het kan nog zo’n goed evenement zijn, als de catering slecht is zullen bezoekers achteraf weinig enthousiast zijn. Kies daarbij voor een cateraar die aansluit bij het doel van je evenement en zaken als de locatie en bezoekers van je evenement.
Heb je aan al deze zaken gedacht, dan heb je voor je het weet een goede basis voor een geslaagd evenement!
Een evenement organiseren is een grote uitdaging en er komt heel wat bij kijken. Belangrijk is dat je niets over het hoofd ziet bij de voorbereiding ervan. Daarvoor is een stappenplan of checklist voor het organiseren van een evenement van onschatbare waarde.