5 zaken waar je aan moet denken bij het organiseren van een evenement
Ga jij een evenement organiseren? Dit brengt wat regelwerk met zich mee. Gebruik deze 5 tips voor het organiseren van een geslaagd evenement voor je medewerkers of zakenrelaties.
Gastenlijst en uitnodigen
Tegenwoordig zijn mensen steeds drukker en drukker. Zorg dus dat je uitnodiging op tijd de deur uit gaat en er aantrekkelijk uit ziet, zodat de ontvanger wordt aangespoord om bij jouw evenement te zijn. Besteed dus genoeg aandacht aan het ontwerp van de uitnodiging en stuur 12 tot 10 weken voor het evenement een vooraankondiging of safe-the-date. De uiteindelijke uitnodiging kun je een aantal weken van tevoren sturen. Als je een besloten evenement besloten geeft, is het nodig om een gastenlijst op te stellen. Dit kan een tijdrovend klusje zijn maar je kunt het je niet veroorloven om een zakenrelatie te vergeten. Ruim desnoods wat tijd in tijdens een vergadering om met een fris paar ogen de gastenlijst door te lopen om te controleren of je niemand vergeten bent.
Goede catering met smaakvolle hapjes
Deelnemers van jouw evenement zullen nog lang napraten over de feestelijke gelegenheid als je zorgt voor een goede indruk, en wat is een betere manier om indruk te maken met heerlijk eten. Liefde gaat door de maag dus zoek een professionele cateraar uit om de hapjes en drankjes te verzorgen indien dit binnen je budget past. Afhankelijk van het tijdstip van je evenement kun je bijvoorbeeld hippe foodtrucks inhuren om de hapjes te verzorgen of een ware cocktailbar opzetten waar je gasten kunnen genieten van hun favoriete drankje.
Maak een draaiboek
Bij het organiseren van een geslaagd evenement zijn vaak meerdere partijen betrokken. Maak een draaiboek zodat duidelijk is wat ieders taak is en wat de verwachtingen zijn. Met een strakke planning kun jij eenvoudig controleren of alles goed verloopt en waar nodig bijsturen tijdens het evenement.
Sfeervolle decoratie
De decoratie van je evenement bepaalt de uitstraling en hoe je gasten de dag of avond beleven. In eerste instantie moet je een mooie, bijzondere locatie uitzoeken om deze vervolgens aan te kleden in je eigen stijl om de sfeer nog persoonlijker te maken. Dit kan onder andere met bloemen, een aangepaste vloerbedekking en mooie meubels. Vergeet ook niet om een leuke goodie bag te maken die je na afloop van het evenement mee kan geven aan de gasten.
Brandveiligheid
Als er grote groepen mensen samenkomen tijdens een evenement is het zeer belangrijk om ook voldoende aandacht te besteden aan de veiligheid. Controleer waar alle nooduitgangen zijn en of deze niet geblokkeerd zijn, zodat er bijvoorbeeld in geval van brand rustig ontruimd kan worden. Voor de veiligheid kun je een brandblusser en brandblusdekens aanschaffen zodat jij voorbereidt bent in het geval dat er iets mis gaat.
