Evenement organiseren; dit moet je vooral niet doen!
Wanneer jij een evenement organiseert, bijvoorbeeld een feest of een beurs, zijn er veel dingen waar je rekening mee moet houden. Het organiseren van een evenement is een hele opgave. Er zijn ook een aantal dingen die je vooral niet moet doen. Ik vertel jou in dit artikel wat deze dingen zijn en op deze manier voorkom jij blunders tijdens jouw evenement.
De promotie tot het laatst bewaren
Een veel gemaakte, maar toch logische fout, is om de promotie van het evenement tot het laatst te bewaren. Veel organisatoren willen eerst alles rond hebben voor dat de promotie van start gaat. De reden hiervoor is dat men geen kosten wil maken voor promotie als het nog niet zeker is of het evenement door gaat. Toch is dit niet verstandig aangezien promotie misschien wel het aller belangrijkste is! Het is het beste om de promotie als eerste te doen, op deze manier weten mensen al vroeg van je evenement af en kunnen zij er al vroeg op in spelen. Wanneer je wacht tot alles is geregeld ben je veel te laat en heb je heel veel potentiële bezoekers te laat of niet bereikt. Op het moment dat je wacht gaat je evenement weliswaar sowieso door maar als je geen bezoekers weet te trekken heb je daar helemaal niks aan! Als er meteen begonnen wordt met promotie komen er voldoende mensen en is het enige risico wat je loopt de kleine kans dat het evenement niet door gaat. Dit lijkt mij een afweging die altijd op het zelfde antwoord uit komt, meteen beginnen met promotie!
Te veel aandacht aan details
Details zijn belangrijk en hoe meer er op details wordt gelet hoe beter het evenement over het algemeen is. Maar pas op dat je dit niet overdrijft! Het probleem kan zich voordoen dat er zo wordt gefocust op één detail, bijvoorbeeld de catering, om deze perfect te laten zijn, dat overige aspecten worden achtergesteld. Hiermee is de catering misschien perfect maar andere dingen zijn totaal niet in orde. Bezoekers merken de dingen die niet in orde zijn eerder op dan dat het buffet perfect is. Zorg ervoor dat je altijd het overzicht behoudt en probeer te streven naar het feit dat alles perfect is en op z’n minst even perfect als de rest!
Oneerlijke verdeling van budget
Dit ligt in het verlengde van het vorige kopje maar is misschien wel de meest gemaakte fout. In het enthousiasme geef je veel te veel geld uit aan de locatie van je evenement. Je bent helemaal in je nopjes met de plek die jij hebt uitgekozen om het evenement te organiseren maar wanneer jij er later achter komt dat drie kwart van het budget daar naartoe is gegaan schrik je wel even. Nu heb jij een top locatie maar moet je besparen op alle andere aspecten van het evenement wat er voor zorgt dat het ondanks de locatie, een goedkope uitstraling heeft. Een goede en eerlijke verdeling van het budget is heel belangrijk om het totaal plaatje te laten kloppen en deze niet uit balans te laten zijn. Een mooi voorbeeld hiervan komt uit het tv programma ‘Herrie in de druiventros‘. Waar de eigenaren van het hotel ontzettend veel geld hebben uitgegeven aan een plafond in de feestzaal waarmee ze hopen extra gasten te trekken die bruiloften organiseren. Echter was er daardoor geen geld meer over voor de bruidssuite zelf wat er voor zorgt dat er waarschijnlijk nog steeds niet meer mensen op af komen.
Heb jij nog voorbeelden van dingen die je echt niet moet doen in de voorbereiding van evenementen? Laat het me weten in de reacties! Vind jij dit een leuk artikel? Vergeet deze dan zeker niet te delen via onderstaande social media buttons.
