7 tips voor het organiseren van een spetterend evenement
Een evenement organiseren is een grote uitdaging. Er zijn een heleboel dingen waar je aan moet denken waardoor je het overzicht snel verliest. Om het organiseren van een evenement goed te laten verlopen, geven wij je 6 praktische tips die het je een stuk makkelijker gaan maken. Of het nu gaat om een bedrijfsevenement, bruiloft of beurs deze tips kun je op elk type evenement toepassen.
1. Wat is het doel van het evenement?
Voordat je begint met de zoektocht naar een geschikte locatie is het handig om te weten wat voor soort evenement je gaat organiseren. Wat is het aantal personen dat naar het evenement toe moet komen? Wat is de doelgroep en wat is het doel van je evenement? Zodra je dit goed voor jezelf op een rijtje hebt gezet, wordt het al een stuk makkelijker om de juiste evenementenlocatie te vinden die past bij jouw evenement. En hierbij geldt, hoe gedetailleerder, hoe beter!
2. Maak gebruik van een draaiboek
Wanneer je een evenement organiseert heb je contact met veel verschillende partijen. Je bent als organisator de spin in het web en moet constant schakelen tussen al deze partijen. Het maken van een draaiboek, helpt je om het overzicht te bewaren en de gemaakte afspraken kun je hierin makkelijk terugvinden. Leg de taken van de teamleden er ook in vast Zo weet iedereen wat er van hem of haar verwacht wordt en kunnen veel problemen worden voorkomen.
3. Catering
Goede catering mag op een succesvol evenement niet ontbreken. Het eten en drinken moet niet alleen lekker zijn, het moet vooral aansluiten op de doelgroep die het evenement bezoekt. Zoek van tevoren uit waar je doelgroep in is geïnteresseerd en neem dit mee in de voorbereidingen. Houdt ook rekening met mensen die vanwege geloofsovertuiging bepaalde dingen niet eten of drinken en met allergieën. Indien het een besloten evenement is, stel dan een gastenlijst op en vermeld de bijzonderheden hierop
4. Maak indruk met je uitnodiging
Je doet natuurlijk je uiterste best om een geweldig evenement neer te zetten. Laat dit ook duidelijk terugkomen in de uitnodiging. Besteed hier ook tijd en aandacht aan, het is het visitekaartje van je evenement. Geef de genodigden een reden om tijd vrij te maken voor jouw evenement. Mensen vormen hun mening onbewust al in enkele seconden, een eerste indruk is dus erg belangrijk!
5. De juiste locatie
De sfeer van een locatie bepaalt voor een groot deel de sfeer van jouw evenement. Vergeet bij het kiezen van de juiste locatie niet om de volgende praktische afwegingen te maken:
- Past de locatie bij de doelstellingen van mijn evenement? Een congreslocatie past waarschijnlijk niet bij je doelstellingen als je een bruiloft organiseert.
- Is de locatie goed bereikbaar met de auto als ook het openbaar vervoer?
- Kan de catering aangepast worden naar de behoeften van de genodigden?
- Is de locatie geografisch strategisch gelegen? Hoe verder de gasten moeten reizen om op het evenement te komen, hoe sneller ze afhaken.
6. Vergunningen
Of je een vergunning nodig hebt voor een evenement hangt af van het type evenement dat je organiseert. Raadpleeg hiervoor de plaatselijke gemeente. Doe dit wel ruim van tevoren. Er kan zomaar een lange tijd overheen gaan voordat de vergunningen rond zijn. Zo kom je niet voor een verrassingen te staan en voorkom je dat je evenement niet door kan gaan.
7. De datum en tijd
Tot slot, en niet geheel onbelangrijk, de datum en tijd waarop je het evenement organiseert! Zorg dat de datum ruim van tevoren bekend is, zodat genodigden niet al bezet zijn. Houd bij het prikken van de datum bovendien rekening met feest- en vakantiedagen. Ook is het belangrijk om de juiste tijd uit te kiezen. Begin het evenement bijvoorbeeld niet te laat maar ook niet te vroeg voor genodigden die bijvoorbeeld met de auto komen en te maken kunnen krijgen met file’s.
Succes!
Ik hoop dat deze tips je op weg gaan helpen met het organiseren van jouw evenement. Ik wens je in ieder geval veel succes en natuurlijk veel organisatie plezier!
