Geweldig event organiseren door het uit handen te geven
“Huh? Maar dan organiseer je het zelf toch niet meer?” Dat ligt iets genuanceerder wat ons betreft. Een evenementenbureau of evenementenorganisatie helpt vaak met de invulling van het evenement maar zijn niet altijd de directe organisator van een evenement. Hoe zit dat dan precies? Wij leggen een altijd definities voor je uit.
Je kunt een evenementenorganisatie zien als een uitvoerende organisatie die vaak naar wensen van een organisator handelt. De organisator heeft vaak wensen die het bureau vervolgens waar maakt. In dit geval heeft het bureau meer een boekingsfunctie zoals evenementenbureau Evenses. Maar er zijn ook zeker bureaus die uit eigen initiatief evenementen organiseren zoals Mojo Concerts. Vaak zijn dit grotere bureaus die soms ook beschikken over enkele pop podia of evenemententerreinen.
Pop podia & evenemententerreinen
Daarover gesproken, deze bovenstaande partijen zijn ook weer aparte partijen. Sommige podia zoals Tivoli regelen hun eigen boekingen of combineren dit met een evenementenbureau. Evenemententerreinen organiseren daarentegen doorgaans niks zelf. Vaak worden deze beschikbaar gesteld door de gemeente voor bureaus die daar een evenement willen organiseren. Evenementenorganisaties hebben meestal al de contacten, dus om een toffe locatie te vinden, of het nu een muziekzaal of café is, is het handiger om met een ervaren organisatie in zee te gaan om meer te bereiken.
Bedrijfsevenementen
Dan komt daar nog het volgende puntje bij kijken. Er is een verschil tussen bedrijfsevenementen en publieke evenementen. Bedrijfsevenementen wil vaak zeggen dat dit besloten evenementen voor een bepaald publiek dat op voorhand is uitgenodigd. Dit zijn vaak exclusievere feesten waar je niet zomaar mag komen. Als je als bedrijf een grote zaal wil afhuren zit hier meestal een flink prijskaartje aan vast omdat de zaal dan geen gebruik kan maken van de kaartverkoop. Ook hierbij weet een evenementenorganisatie net iets meer. Bijvoorbeeld welke zalen er beschikbaar zijn en welke artiesten bij het feest passen.
Publieke evenementen
Publieke evenementen zijn dus voor iedereen beschikbaar. Soms zijn dit gratis evenementen georganiseerd in combinatie met bijvoorbeeld de gemeente of een andere organisatie. Maar dit kunnen ook betaalde evenementen zijn waarbij een evenementen organisatie gelijk bekend is met het regelen van kaartenverkoop. Ook hierbij komen ze dus zeker van pas.
Technisch productiebureau
Daarnaast heb je bij grote evenementen ook nog te maken met een technische productiebureau. Zij werken vaak in opdracht van een evenementenbureau. De technische productie is bijvoorbeeld verantwoordelijk voor de terreintekeningen, de calamiteiten- en veiligheidsplannen. Zij zijn dus ook de gene die ervoor zorgen dat er toiletten geplaatst worden en dat het geluid een beetje verstaanbaar is.
Het organiseren van een evenement, klein of groot, vraagt vaak de aandacht van verschillende partijen. Zeker wanneer je op korte termijn een evenement wil organiseren is het interessant om een partner te zoeken die alle contacten al heeft. En uiteindelijk, ben jij zelf nog steeds de organisator, want jij kwam met het idee. Het naampje is alleen misplaatst omdat je zelf waarschijnlijk niet veel organiseert. Maar dan is het wel extra leuk als je complimentjes krijgt voor je uitstekend georganiseerde event.
Dit artikel werd medemogelijk gemaakt door evenementorganisatie Evenses, specialist in events en het boeken van artiesten en acts.
