Het organiseren van een congres: hoe, wat en waarom?

Wie in het bedrijfsleven werkt of een partner of andere kennis in het bedrijfsleven heeft werken, heeft vast het woord “congres” wel eens voorbij horen komen of is hier al (regelmatig) geweest. Een congres klinkt altijd heel interessant. Dat is het ook! Wanneer het voor jouw bedrijf is of een onderwerp in jouw branche of interessegebied betreft, moet je het zeker niet overslaan!

Wat is een congres?

Een congres is een evenement dat wordt georganiseerd rondom een bedrijf, onderwerp/thema of actualiteit. Het is altijd zakelijk. Bij een congres komen mensen, relaties of belanghebbenden bij elkaar om gedachten te wisselen, betrokken te raken, mee te denken of geïntroduceerd te worden met iets nieuws. Voor vrijwel ieder bedrijf in het zakenleven is er wel een reden om een congres te organiseren of hier eens heen te gaan. Een congres kan op uitnodiging zijn, of meer een open sfeer hebben

Waarom een congres?

Waarom precies een congres organiseren? Dat is hierboven al kort gezegd. Je brengt mensen bij elkaar die iets met jouw bedrijf of het thema te maken hebben. Je doel kan zijn om mensen te overtuigen, partners te vormen, meer verkopen te doen of gewoon te sparren over een gezamenlijk onderwerp. Eén ding is zeker: iedereen gaat met nieuwe informatie en stof tot nadenken naar huis.

Hoe organiseer je een congres?

Hoe je een congres organiseert, is niet even in een kort artikeltje uit te leggen. Wanneer je er echt geen verstand van hebt of tijd voor hebt, is het dus aan te raden een professional te vragen of iemand binnen het bedrijf hier fulltime op in te zetten. Het hoe achter de organisatie van een congres is tevens enorm persoonlijk. Wij kunnen je dus niet exact vertellen hoe je het moet aanpakken. Wel kunnen we je een aantal tips geven waar je (vroegtijdig) over na moet denken.

• Het “waarom” achter het congres moet te allen tijde duidelijk zijn en leidraad zijn voor de organisatie. Wat wil je precies bereiken en waarom?
• Vervolgens vraag je je af wie je daarvoor nodig hebt. Als je je doel in beeld hebt, kun je je doelgroep gaan bepalen. Let erop dat je doelgroep tijdig op de hoogte is van jouw congres.
• Maak vervolgens een keuze voor de juiste congreslocatie. Een originele locatie blijft bij en zorgt voor extra sfeer. De locatie moet daarnaast ook wel alle mogelijkheden bieden die het nodig heeft. Technische mogelijkheden moeten natuurlijk op en top zijn en hoe zit het met de ruimte voor het verwachte aantal bezoekers? Kunnen zij staan, zitten, rondlopen én parkeren?

Invullen en organiseren

Wanneer de basis hiermee staat, kun je jouw evenement echt invulling gaan geven. Doe dit nooit alleen. Meerdere personen kunnen, zien, denken en doen altijd meer dan één. Waarschijnlijk gaat er veel tijd en geld zitten in de organisatie, dus wil je het ook wel perfect hebben natuurlijk. Wanneer je zelf de leiding en touwtjes in handen houdt, kun je haast niet te veel hulp accepteren.

Hier lees je nog vier tips om van jouw congres een succes te maken. Veel succes! En niet vergeten: houd het doel altijd voor ogen.

bedrijfsevenementcongres organiserenevenement