Online events? Zo organiseer je er een

Hoewel de toename van online events komt door het coronavirus, zorgt dit alleen voor meer bewijs dat ze niet meer weg te denken zijn. We moeten met zijn allen wennen aan het nieuwe normaal. Een online event organiseren werkt in bepaalde opzichten beter bij offline events. Waarom een online event, ofwel digital event? Hoe organiseer ik er een? Welke tools zijn er beschikbaar? Waar moet ik allemaal rekeningen mee houden? Dat vind je hier! lees alles wat je moet weten om jouw virtueel event tot een groot succes te leiden.

Waarom een online event organiseren?

Offline events nemen af en online events nemen steeds meer toe. Hier moeten we toch echt aan geloven, maar geen zorgen! Het organiseren van online events brengt een aantal sterke voordelen met zich mee. Bij een online event hoeven bezoekers niet te reizen, waardoor eventuele twijfels om niet te komen vanwege een lange reistijd weggenomen worden. Daarnaast is het ook nog eens duurzaam omdat er geen vervoersmiddel aan te pas komt. Een online event organiseren neemt ook het voordeel met zich mee dat er de mogelijkheid is om meer reclame te maken via social media. Daarnaast bespaart het je ook kosten op eventuele promotiemateriaal.

Uitnodiging en registreren voor een virtuele event

Een online event organiseren is een kunst op zich. Zorg voor een aankondigingspagina op je website om interesse op te wekken voor je virtuele event. Promoot daarnaast ook zoveel mogelijk via social-media kanalen zoals Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter etc. Zorg voor een aantrekkelijke uitnodiging zodat iedereen zich gelijk wil registreren. Hierbij is het handig om een call to action toe te voegen. Daarnaast moet je je ook bedenken over wat voor soort event je vanuit huis wil organiseren.

3x digital events en tools

Wat voor soort digital event ben je van plan te organiseren en welke tool hoort daarbij? Beantwoord dan eerst de volgende vragen: hoeveel bezoekers komen er? Ga je het wel live uitzenden of niet? Ga je het uitzenden vanuit een studio of eigen huis? Wat zijn de mogelijkheden voor interactie? Vind hieronder 3 soorten digital events mogelijkheden met daarbij de geschikte tool er voor.

1. Webcast

Wil je een online college of online seminar geven? Dan is een webcast de ideale keuze. Met de Company Webcast tool heb je de mogelijkheid om een uitzending op een professionele manier te maken en die vervolgens via internet uit te zenden. De geschikte plaats om een webcast te houden is vanuit een studio of een lege vergaderruimte. Bij een webcast heb je de mogelijkheid om via een online streamingdienst, live uit te zenden. Je kunt er ook voor kiezen om de uitzending vooraf op te nemen.

2. Training geven of online vergaderen

Wil je bijvoorbeeld een training geven over een bepaald vakgebied of online vergaderen voor werk? Dan zijn Skype Business, Skye meetings, Gotomeeting of Facebook workplace ideale tools om uit te gebruiken voor de organisatie van een online training of vergadering. Er zijn verschillende functionaliteiten die extra interactiemogelijkheden biedt tussen deelnemers. Zo heb je de optie om gebruik te maken van een splitscreen of van een whiteboard.

3. Interactief digital event

Ben je van plan om een digital event te organiseren voor een groot publiek van misschien wel honderden deelnemers? Dan is NetworkTables de perfecte tool om te gebruiken. Deze tool geeft je de mogelijkheid om een compleet digital event met Keynotes en Breakout sessies, rondtafelsessies en 1:1 meetings te organiseren.

Online event tips

Speciaal voor jou hebben we een aantal online event tips op een rij gezet om je in de juiste richting te sturen.

1. Wat wil je met jouw online event? Kennis overdragen, inspireren/motiveren of stimuleren tot aankoop? Denk goed na over de kern van je boodschap!
2. Bedenk wat je in beeld gaat brengen. Bij een digital event is dit natuurlijk anders dan bij een offline event. Denk hierbij aan dynamische beelden. Zorg voor iemand die je helpt bij het bedienen van de beelden.
3. Hoelang duurt je virtuele event? Een uur is haalbaar, daarna is het publiek toe aan een pauze. Als je veel te vertellen hebt, verdeel het programma in onderwerpen en blokken.
4. Zorg voor interactie. Net zoals bij een offline event, wil je dat er bij je virtuele event ook de aandacht gehouden wordt. Maak gebruik van een Kahoot of behandel vragen.
5. Sla je virtuele event op zodat mensen de mogelijkheid hebben om het later te bekijken of juist terug te kijken.

De toekomst van online events

Iedereen moet zich houden aan een gepaste afstand, de 1,5 meter samenleving is een feit. Daarom zijn online events een goede manier om toch met elkaar in verbinding te blijven. Bereid je voor, digitaal wordt het nieuw normaal!

Vond je deze informatie nuttig? Laat gerust een reactie achter en wil je meer weten? Volg ons ook op Facebook en Instagram en houd ons op de hoogte!